受取請求書による支払業務の課題と対策公認会計士 中田清穂のインボイス制度と電子帳簿保存法の解説講座

取引業者から送付される請求書の形式（フォーム）は一様ではなく、様々です。
宛名の位置、作成日の位置、金額の位置など、取引業者によってバラバラです。

わが国では、請求書の電子化が少しずつ進んでいるものの、まだまだ主流は「紙」です。
また、毎月購入する物品や利用するサービスも多岐にわたるため、枚数も膨大になることが多いようです。

物品の購入やサービスを利用する部署は、工場や支社・営業所など、自社内のいろいろな部署にわたります。

（2）で、取引業者からの請求書の種類も枚数も多いことに触れましたが、実は毎月同じ取引業者から物品を購入したり、サービスを利用しています。
会社にもよりますが、毎月の受取請求書のうち約8割は、同じ取引業者からの請求書である会社も多いと思います。

取引業者から送付される請求書の形式（フォーム）がバラバラなので、その請求書の内容を理解するためには、一定程度の経験と知識が必要になります。
このことは、支払業務の「属人化」という課題を生みます。
また、フォームがバラバラなため、日付や金額の確認などが非効率になります。
「業務の非効率化」です。

「紙」を見ながらの業務でありかつ、枚数が多いので、確認作業工数が増大します。
当然、承認手続きにも多くの工数が発生します。
また、枚数が多いことは、人為ミスも起きやすく、支払漏れや遅延の直接的な原因になります。会計処理を間違えるリスクも伴います。
さらに、税務調査や会計監査などが入った際には、調査官などが要求するエビデンスを探す工数が大きいだけでなく、探すための経験と知識を要するので、ここでも「属人化」という課題が浮上します。

物品の購入やサービスを利用する工場や支社・営業所などのいろいろな部署から、「紙」での承認を行い仕訳登録、支払を行うことは、社内での運搬、回覧、保管を行う作業が発生し、コストも発生します。
これも「工数の増大」と「コストの増大」という課題を招く要因です。
また、請求書が最初に送付されてくる現場は、工場や支社・営業所などなので、本社経理部門よりは、請求書の取扱いに関する重要性の意識が比較的低いこともあります。
そうなると、請求書が送付されてから現場上長の承認を得て、漏れなく迅速に本社経理部門に送付することが、なかなかできない担当者や上司もいらっしゃるようです。これはやはり、支払漏れや遅延の直接的な原因になります。

毎月の受取請求書のうち約8割が、同じ取引業者からの請求書だということは、8割は毎月同じフォームの請求書だということになります。
そうなると、同じような作業を毎月毎月繰り返す作業となり、作業を行う経理担当者の「モチベーションの低下」を招きかねません。
このことは、経理業務の人気を下げることに繋がり、「経理人材の不足」を招きます。