旧会計システムのサポート終了を受け業務・IT改革の一環で会計システム刷新会計・人事給与システム・SuperStream導入事例

小池酸素工業は2018年10月に創業100周年を迎えた。もともとガスの提供からスタートした同社は、その後、ガスを用いる切断機械や溶接機械などの分野にも進出。現在のビジネスは切断・溶接機器事業、ガスおよびガス関連機器事業、溶材商品事業の三本柱で構成される。

同社のネットワークは世界に広がっており、国内はもちろん、世界中の製造業を支えている。欧米やアジア諸国などに現地法人を置き、その製品は80カ国以上の顧客の工場などで活用されている。そんな同社は100周年の節目を機に、いま全方位での改革を推進している。執行役員 管理部 人事・総務担当部長 富田 康夫氏はこう説明する。「例えば、働き方改革です。当社の従業員だけでなく、お客様の働き方にも目を向けてさまざまな取り組みを進めています。いま、お客様の多くが人手不足に悩んでいますが、こうした課題の解決に寄与できるよう、安全性と作業効率に優れた新製品づくりに注力してきました。」その新製品の一例が、2019年秋に販売を開始した「片付けロボット」だ。鋼材を切断した後の製品を指定した場所へ片付けるロボットで、現場の負荷を低減することができる。顧客満足向上に向けた取り組みのひとつだ。また、従業員満足の観点での取り組みも進めている。

人事制度改革や本社屋をはじめ、老朽化した事務所の建て替えによるオフィス環境刷新を進めている。それに加え、クラウド化の推進などビジネス継続性強化の施策も進行中だ。顧客満足と従業員満足、そして社会への貢献を通じた社会満足。小池酸素工業は次の100年を見据えて、三位一体の取り組みをさらに強化しようとしている。

小池酸素工業の旧会計システムは、約20年前に導入された。旧システムは国産の会計パッケージを利用していたが、その製品サポートが2019年3月に終了することになった。

「2019年5月には令和への改元があり、秋には消費税の増税も予定されていました。サポート切れの話を聞き、新しい会計システムの導入は避けられないと判断しました。」と語るのは管理部 情報システムグループ 部長代理 長島 和義氏である。新システムの導入は、経理業務に関する従来からの課題を洗い出し、改革を進めるための契機にもなる。実は、経理業務にはさまざまな課題があった。経営の観点では、決算の早期化を進める必要があった。「管理会計の月次決算早期化は、重要な経営課題です。」と富田氏はいう。

全国に展開する20以上の事業所は独立採算に近い形で運営されている。それぞれが月次決算の資料をまとめて、それを本社がまとめて単体決算を作成する。スピーディな意思決定を行うためにも、決算の早期化は避けられないテーマだ。業務の効率化や標準化も課題だった。旧システムは他システムとのデータ連携が難しく、二重入力などの手間が相当かかっていた。本社の経理部門や各事業所担当者の業務負荷軽減は、働き方改革を進める上でも重要だ。

また、以前は各種伝票が大量に発生し、その処理に相当の工数をかける必要があった。会計システムの刷新はペーパーレス化を進めるきっかけにもなる。「事業所の会計業務は少人数で担当しています。こうした属人的な業務のあり方を見直す必要もありました。」と富田氏は打ち明ける。システム面での課題については、管理部 経理グループ　課長代理 風間 友義氏がこう説明する。「決算をまとめる際には、3つの事業とその他事業を合わせた4セグメントの損益を出しています。そのためにはセグメントごとに経費を配賦する必要がありますが、旧システムではそれができませんでした。そこで各事業所にお願いして、Excelでセグメント別の配賦処理を行っていました。これが事業所の負荷増大を招いていました。」

前述の課題は大きく2つにまとめることができるだろう。つまり、ビジネスの可視化と業務の効率化である。会計システム刷新を機に、小池酸素工業はこうした課題の解決に向けた取り組みをスタートさせた。

「SIベンダー7社ほどから新システムの提案をもらいました。さらに、書類選考で3社に絞り、各社にはプロジェクトマネージャになってくれる人自身にプレゼンをお願いしました。当社の業務を深く理解してもらった上で、新しい会計システムの導入に当たってほしいと考えたからです。」と長島氏は振り返る。このような選考プロセスを経て、製品とSI力の両方を評価した上で、最終的にキヤノンIT ソリューションズと「SuperStream-NX 統合会計」が選ばれた。製品選定に当たって重視したポイントはいくつかある。

「まず、他システムとのデータ連携のしやすさです。また、ペーパーレスを目指す上では、ワークフローなどの機能も重要。もちろん、操作性についても慎重に評価しました。」（長島氏）財務の視点では、三菱UFJ銀行の電子記録債権への対応がポイントだったと、管理部 財務グループ　課長 鈴木 和美氏は語る。「当社は、三菱UFJ銀行が取り扱う電子記録債権（電債）で支払いを行っています。同行の電債には『電手（電子手形）決済サービス』と『でんさい』の2種類があります。後者に対応している製品は多いのですが、前者の電手決済に標準対応しているのは、私たちが検討した中ではSuperStreamだけでした。」

プロジェクトは2018年7月にスタートした。要件定義フェーズは7～9月の3カ月間。同社の10人弱のメンバーはSuperStreamの機能を学びながら、システムの要件をまとめていった。11～12月にはデータ連携を検討し、そのための仕様書を作成。そして、開発やテストなどを経て、予定通り2019年3月の稼働を迎えることができた。「Amazon Web Services（AWS）上に開発・テスト環境を用意し、ここで画面を見てシステムを触りながらプロジェクトを進めました。クラウドで情報共有することで、課題解決などもスムーズにできたと思います。」と長島氏。本番環境でもAWSを活用している。

決算早期化は中長期の目標であり、会計システムを入れ替えただけでは大きな進展は期待できない。とはいえ、「早期化に向けて、重要な一歩を踏み出すことができた。」と富田氏は考えている。

決算処理の日数については若干の前進もあった。「旧システムにはセグメントの概念がありませんでした。そのため、事業所でかかった経費などをセグメント別に分けたExcel資料を作成し、それを本社で合算していました。配賦の処理を含めて、SuperStreamではこうした手作業がなくなり、ボタン1つで処理を行うことができます。

これにより、リードタイムを1日程度短縮することができます。」と風間氏はいう。現段階では、決算短期化よりも業務効率化の効果が大きいようだ。それは他の場面でも見ることができる。例えば、ペーパーレス化。SuperStreamのワークフローを活用することで紙の伝票を大幅に減らすことができた。入金管理業務の工数も同様だ。「以前は銀行からの入金データをExcelに落として、債権データと入金との対応関係などを1つ1つチェックしていました。こうした消込処理業務の工数は、SuperStreamを導入してから3分の1程度になりました。同時に、SuperStreamで情報共有できるので、事業所で誰かが病欠したとしても、本社側でバックアップするなどの対処が可能になりました。業務の標準化も進んでいます。」と鈴木氏は話す。

販売管理システムとのデータ連携により、従来は事業所で管理していた入金予定の情報も、いまでは本社側からも一覧表などの形で詳細を把握することができる。ビジネスの可視化という観点でも重要な変化だ。出張費などの現金精算業務も改善された。従来は各事業所が現金を渡して小口の経費精算を行っていたが、SuperStreamと経費精算のクラウドサービスなどを連携させて、給与振込と一緒に支払う形に改めた。現金から振込への切り替えには内部統制上の効果もある。

SuperStreamを稼働させたいま、小池酸素工業は次の業務・IT改革に向けたシナリオを検討している。「今回のプロジェクトを経て、手入力作業や紙の伝票が大きく削減され、業務の効率を高めることができました。また、二重入力による人的なミスの可能性も最小化できたと思います。ただ、決算の早期化に向けた取り組みはまだ道半ばです。現在は各事業所で行っている月次決算を集約するなど、非IT領域での施策が重要になります。」（長島氏）

現状、各事業所は仕入れや支払いなどの業務も行っているのだが、中には請求の時期が遅れがちな取引先もある。請求が確定しなければその分だけ月次決算も遅くなってしまう。こうしたさまざまな阻害要因を1つずつ取り除きながら、同社は決算の早期化とビジネススピードの向上に向けた取り組みを加速しつつある。ITを活用した業務効率化と働き方改革の取り組みも、さらに積極化させようとしている。