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はじめてのEDI

そもそもEDI(電子データ交換)とは?

そもそもEDIとは何なのでしょうか。一般的なEDIの定義から見ていくことにしましょう。

EDIとは「Electronic Data Interchange」の略で、日本語で言うと「電子データ交換」のことです。通商産業省の「電子計算機相互運用環境整備委員会」(1989年度)では、EDIを次のように定義しています。「異なる企業間で、商取引のためのデータを、通信回線を介して標準的な規約(可能な限り広く合意された各種規約)を用いて、コンピュータ(端末を含む)間で交換すること。」

これをもう少し分かり易く言えば、「注文書や請求書などの商取引のデータを、従来の電話やFAX、書類の郵送といった方法で伝えるのではなく、取引先と自社のコンピュータをネットワークで繋ぎ、電子データの形でお互いに送ったり受取ったりすること」です。

「標準的な規約(可能な限り広く合意された各種規約)」という辺りがEDIを理解するキーポイントなのですが、ここについては後ほど詳しくご説明します。ではこのEDIのメリットはどこにあり、なぜ必要とされているのでしょうか?今現在も取引業務は回っているのに、なぜわざわざ通信ネットワークやコンピュータシステム作ってまで、取引を電子化する必要があるのでしょうか?次のセクションでは、EDIのメリットについて見ていきましょう。

EDIのメリット

省力化・確実化・スピードアップ
EDIの目的とメリットを簡単にいえば、「取引業務の省力化・確実化・スピードアップ」です。これらの点について、従来の電話やFAX、書類の郵送といった取引方法と比べながら見ていきましょう。


省力化
まず「取引業務の省力化」についてですが、従来の方法ですと、必ず人手を介して取引業務を行わなければなりません。「電話を掛けて担当者に口頭で伝える、FAXを流す/受取る、紙の書類を封筒に入れ、切手を貼って発送する」といった作業が、日々必ず発生することになります。

また、受取った伝票の内容を、オペレーターが自社の業務システムに手入力するような作業にも、多くの手間と時間がかかってしまいます。

これらの作業をEDI化し、事務処理作業をせずに済むような仕組みにできれば、人件費を大幅に削減できます。また電話代や切手代、その他のコストについても、削減効果が期待できます。


確実化
次に「取引業務の確実化」についてです。
従来の人手を介しての作業の場合、人間が作業するわけですから、伝票への記入ミス、その他の作業漏れなどは、ある一定の確率で常に発生してしまいます。また、受取った伝票を自社システムに手入力する作業についても同様で、オペレーターがいくら気をつけても、入力ミスをゼロにすることは難しいでしょう。ミスや漏れをなくすためにチェックの工程を増やすこともできますが、チェックをするにも人件費がかかり、そのチェックの作業自体にもミスや漏れが起きる可能性があります。

EDIを導入すれば、伝票のデータを直接自社システムに取り込むことができます。そうすれば、データの手入力業務やそれに伴う入力ミス、その他の人手で行っていた作業の漏れがなくなり、大幅な効率化に繋げることができます。もちろんあらゆる取引先とのすべての商取引をEDI化することは、あまり現実的ではありません。

しかし、少なくともEDI化した取引については、「人手を介した取引業務」という作業工程自体をなくしてしまうことができますので、必然的にミスも漏れも発生しないことになるわけです。


スピードアップ
最後に「取引業務のスピードアップ」についてです。これは、人間がやらなくても済む作業を機械に自動でやらせることで、省力化と同時にスピードアップも実現できるということです。特に流通業界における多品種・少量発注への対応や、時間単位の納品日時指定といった要求に応えるためには、EDIの仕組みは必要不可欠なインフラといえるでしょう。

もちろんこのリードタイムの短縮の効果は、流通以外の業界・業種においても発揮されています。また、その他にも在庫回転率の向上や、売掛金の回収期間を短縮できるといった効果も期待できます。
これらの他にも、EDI導入の様々なメリット報告されています。2002年に(財)日本情報処理開発協会 電子商取引推進センターが実施したアンケート結果によれば、EDI導入後のメリットとして、以下のような結果が得られています。


EDI導入企業に聞く導入後のメリット


EDI導入企業に聞く導入後のメリット




以上のようなEDIの目的やメリットは、どれも個々の企業内という範囲に留まらない、取引先を含めた業務効率化を狙ったものでもあります。中には「当社は今後、原則EDI以外の方法では発注しません。」というような方針を取る企業も、現実に存在するようです。取引先とのビジネス的な繋がりを強化する意味でも、EDIへの対応は、今後も企業の重要な経営課題といえるのかもしれません。

では次に、EDIをどのような手段・仕組みで実現しているか、EDIシステムの基本的なしくみについて見ていきましょう。

EDIの仕組み(通信システムとトランスレーター)

取引先の企業とEDIを行うしくみは、基本的に2つの機能から成り立っています。第一に取引先との間で確実にデータを送受信する「データ通信」の機能、そして第二にそれぞれ受取ったデータを自社システムで読み取れる形式に変換する「データ変換」の機能です。この変換機能を持ったシステムやソフトウェアは「トランスレーター」と呼ばれています。


EDIの基本的なしくみ


EDIの基本的なしくみ




厳密には、基幹システムまでを含めた全体を指してEDIシステムと呼ぶ考え方が一般的です。やり取りしたデータが実際に業務に利用できて、始めて「商取引」と呼べるデータ交換になるからですが、今回は全てのEDIシステムに共通する機能である、通信・変換機能にスポットを当ててご説明します。

例えば、取引先の企業ごとにその企業特有のデータ形式が存在し、各社バラバラであったとするとどうなるでしょう。「A取引先にはA取引先向けの変換機能、B取引先にはB取引先向けの変換機能」といった形で、EDIを実施する取引先が増えれば増えるほど、EDIシステムに求められる変換機能(プログラム)が増えていくことになります。これでは、変換プログラムの追加作成や、それら多数のプログラムのメンテナンスに多くの手間や費用がかかり、EDI導入以前より、かえって非効率な状態になってしまいます。

EDIの歴史上、このような状態は「変換地獄」と呼ばれてきました。また、通信機能についても同様で、取引先ごとに固有の回線や端末が必要になる状態を指して「多端末現象」と呼び、EDIの弊害として問題視されてきました。
ここでキーポイントとなるのがEDIの「標準化」です。

EDIのキーポイント「標準化」

異なる企業間でのデータ交換で重要となるのがEDIの「標準化」という概念です。これは、「EDIにおけるデータ通信・データの記述形式の規格を、できる限り多くの企業や業界の間で統一・標準化し、なるべく皆で同じものを使用しよう」という考え方です。そうすることで「各社のEDIシステムに必要となるデータ通信・変換プログラムについても、それぞれ一つのもので済むようにしよう」というわけです。


EDI標準化の概念


EDI標準化の概念




もしEDIを行うすべての企業が、標準化された規格に則ってデータ交換を行っていれば、各企業はそれぞれ標準の規格に対応するだけで、すべての取引先とEDIを実施できるようになります。データ通信については一つの通信規格でどの企業ともデータをやり取りでき、データ形式については一つの標準形式と、自社の形式とを相互に変換する機能のみで済みます。EDIを行う取引先の数だけの変換プログラムは必要無くなるわけです。

これらEDIの標準規格に則った通信機能と変換機能は、キヤノンITソリューションズや各ソフトウェアベンダーによって市販されている通信ソフトやトランスレーターでまかなうことができます。これらをうまく活用すれば、EDIシステムの構築にかかる工数や開発期間を、大幅に削減することができます。

キヤノンITソリューションズの代表的なEDIソフトウェア

最後に、キヤノンITソリューションズでラインナップしている代表的な通信ソフトウェア・トランスレーターをご紹介いたします。

EDI-Master B2B Gateway
現在、EDIでよく利用されている様々な通信プロトコルに対応できる(マルチプロトコル対応)汎用EDIサーバーです。「様々な通信プロトコルを同時に利用したい」「複数の企業とEDIを行いたい」などといった場合に最適です。



EDI-Master DEX for Mainframe
金融機関、大手製造業などで従来から利用されているメインフレーム上で稼働できるEDIソフトウェアです。



EDI-Master TRAN for ANYs
EDIで頻繁に行われるデータ変換を効率的に行うことのできるデータ変換ソフトウェアです。 様々なデータフォーマットの相互変換が可能です。わかりやすく直感的な変換定義設定画面を備え、短時間で簡単にシステム間のデータ連携を実現します。



その他のソフトウェア
キヤノンITソリューションズではお客様の業化や用途に合わせて様々なEDIソフトウェアをご用意しております。ぜひEDIカテゴリのトップページでラインナップをご確認ください。



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