AjaxによるWebコラボ機能でポータルのような操作環境を実現導入事例

ネットワーク運営委員会には、メールシステムの統合にあたり添付ファイルも含めたメールのデータを一元管理でき、個々人が必要なものだけをクライアント端末に取り込むスタイルが必要と現場から要望が出された。というのも「運用ルールでは禁止であるにも関わらず、研究論文や資料といった大容量ファイルを添付して一斉送信するユーザーが後を絶たないのです。膨大なトラフィック負荷によりサーバやネットワークへの影響もしばしばでした」と生命科学部 助教の宮川氏は振り返る。

また、高い資質をもつ薬剤師の養成に向けた履修制度への変更も要因のひとつ。「2006年度から "薬学6年制"を敷き、現在3年生の薬学生たちが5年生になると学外の医療機関へ研修に出ます。彼らとの連絡手段として、携帯電話からのアクセスも必須でした」と情報処理教育センター長の加藤氏は話す。

さらに「薬学部ではCybozuで学外の研究関連機関とも連絡をとっていたのですが、Outlookなどのメーラーソフトと操作性が異なるため、特に学内の教員側で利用が進まなかった」と薬学部　准教授の小杉氏が指摘するように、リテラシーの差から"グループウェアは敷居が高い"ことも伝えられていた。

「学内のコミュニケーションはメール主体。なら、メールシステムをポータルと捉えられるWebメールで」（松﨑氏）という方向性は、こうして固められていった。

そんな同校は、アプリケーション選定を進めるに当たり、5つのポイントを設けた。「1.メールサーバの統合、2.携帯電話などによる学外からのアクセス、3.ブラウザベースでのサービス提供、4.壊れない・止まらない安定的なシステム、5.大容量のユーザー領域の確保、これらの観点から絞り込みを行いました」と森河氏と松﨑氏が説明する。そして、最適なソリューションとして白羽の矢が立ったのが、Zimbra Collaboration Suite（ZCS）だった。

こうした点について宮川氏は「AjaxによるブラウザベースのGUIで、メールだけでなく、アドレス帳、スケジューラの共有、オンライン・ドキュメント・オーサリングなど、様々な機能を統合して利用できます。1日に何十通、何百通もメールが届くユーザーでも、件名、本文内容、添付ファイルからキーワード検索するだけで、ほしい情報に素早くリーチできるのも助かります。オープンソース技術、Zimletで他のアプリケーションを組み合わせるマッシュアップも魅力でしたね」と語る。

しかし、同校がZCSの導入検討を行っていた当時、国内教育機関での事例はSaaSタイプがあっただけ。自前で学内にサーバを立ててシステム構築していた例はなく、日本語化も進まないことから躊躇する声があったのも事実。

そんな同校に朗報が届いたのは2008年初頭。ZCSのローカライズと携帯電話対応が果たされ、導入の条件が整ったのだ。「機能面で先述の5つの要件を満たしており、『ファーストユーザーとして挑戦したい！』という機運が、委員会内やシステム運用の現場で高まりました」。

先進的なメールシステム構築に臨むことで、情報活用と業務改善に臨むモチベーション醸成も果たされた。その背景には、「今回の学内コミュニケーションツール統合は、全学で取り組む情報活用と業務改善の第一歩」という同校ならではの共通認識があったからだ。

同校とキヤノンITソリューションズの協同で、ZCS導入によるメールシステム統合は進められた。「サーバ構築はふたを開けてみないとわからないもの。実際、トラブルも発生しましたが、チューニングなどとことんつきあってくれ、比較的スムーズに移行できました」と森河氏は評す。

2008年10月、ZCSによるメールコミュニケーションが同校でスタート。5年先でも十分機能し得る、全学に均質なサービスを提供できるインフラが整った。