ワークフローの活用で諸届の電子化を推進会計・人事給与システム・SuperStream導入事例

1985年にキッセイ薬品工業株式会社電算部門より分離、独立し、システムインテグレーターとして幅広いビジネスを展開しているキッセイコムテック株式会社。「人間尊重の経営」「挑戦・創造の経営」を経営理念に据え、「期待を超える情報サービスを創る。社会と共に健やかな未来を創る。」をミッションに、基幹システムの導入をはじめとしたシステムインテグレーションサービスとともに、ICTレンタルソリューションやデータセンターサービスなどのシステムリソースサービス、そして公共分野や医療向けのシステムソリューションサービスの3分野で事業を展開し、社員数は400名を超えています。

同社において、「自立型の人材」を育てることを方針に掲げ、社会に貢献できる人材育成に取り組んでいるのが人事部です。「外部受注の拡大によりさまざまなソリューションを通じてお客さまに価値提供ができるよう、働き甲斐のある職場環境の整備を進めるために、さまざまな人事関連の施策を行っています。」と人事グループマネジャー 土田 一紀 様は説明します。従業員の子育てをサポートする企業として、「プラチナくるみん」認定は働きやすい環境づくりに向けた成果の1つになっています。

そんな人事部では、さらに戦略的な施策に取り組むことができるよう、社員からの申請承認業務で発生する転記など、一部手作業による業務が発生していた従来の働き方からの脱却が求められていました。人事関連の各種諸届や年末調整などの作業負担を社員に強いている場面もあることから、管理面だけでなく社員にとっても利便性の高い環境整備が必要だったのです。

具体的には、住所や家族情報、口座情報変更など諸届に関する業務の改善でした。「グループウエアに紐づくワークフロー経由で社員から申請が寄せられ、それを人事システムに改めて入力を行っていたのです。また、給与・賞与計算データの会計システムへの取り込みや社会保険手続きなど多くのシーンで連携できていない事象が発生しており、これらを改善することが課題となっていました」と労務グループマネジャー 湯淺 篤 様は当時を振り返ります。

年末調整に関しては、当初紙で提出していたものを他の機関が提供する年末調整控除申告書作成用ソフトウエア（年調ソフト）に切り替えたものの、社員自身でセルフチェックできず、保険料控除データしか抽出できないため、基幹システムに取り込むべき他の情報は人事担当者が手作業で更新する必要があったのです。源泉徴収票や住民税額通知書に関しては、自社独自の管理システムを活用していましたが、年末調整に絡んで紙で配布せざるを得ず、非効率な状況が続いていたのです。

業務改善に向けた新たな環境に向けて候補に挙がったのが、すでに財務会計や人事給与の仕組みとして導入していたSuperStream-NXでした。汎用機からオープン系の財務会計・人事給与システムとしてSuperStreamシリーズを1998年に導入して以来、長年安定した運用を実現してきた経緯があり、これまで利用していなかった機能やオプションをフル活用するアイデアが社内で持ち上がったのです。
​かつてのSuperStream-COREシリーズの時代から、内部統制環境がしっかり整備されており、書類に対する承認プロセスの可視化など証跡管理も可能な仕組みとして、従来プロセスを変更せずに導入、運用してきた、その実績を高く評価したのです。

実際には外部のSaaS含めて課題解決に特化したソリューションが検討候補に挙がったものの、利用するシステムを増やしてしまうことで社員の負担が増えてしまうことを考慮。そこで、社内にてSuperStream-NXを外販しているビジネスソリューション事業部から、課題をマッピングしたうえでSuperStream-NXで未導入の機能を活用して実現する提案を受けたのです。

「1998年から安定稼働を続けてきたSuperStream-NXの機能を拡張していく案がもっとも現実的な選択肢でした」と土田 様。機能面では、新たにSuperStream-NXが持つ人事諸届・照会機能であるfield／HRを活用することで、連携できていない業務を大きく効率化できることが期待されたのです。

ただし、課題を一気に解消するのではなく、すぐに始められる部分から段階的に機能拡張していくことで、現場への負担を最小限におさえながら徐々に進めていくことを選択しました。SuperStream-NXの導入ノウハウを持つビジネスソリューション事業部と連携しながら進められる点も導入の決め手でした。

結果として、長年利用してきたSuperStream-NXをうまく活用しながら、戦略的人事として活動できる工数を確保するための業務効率化の解決策として、SuperStream-NX field／HRが採用されることになったのです。

現在は、400名を超える全社員が利用する各種諸届やWeb確認できる給与・賞与明細管理の基盤としてSuperStream-NX field／HRを活用しており、人事のマスタデータに反映が必要な各種諸届に関するワークフローを整備している状況です。

導入ステップとしては、外部のソリューションを利用していたWeb経由での給与、賞与明細や紙による源泉徴収票などの配布をSuperStream-NX field／HR に切り替えを第一弾として実施。第二弾として住所や家族構成など身上異動の申請承認含めたワークフローの実装、そして第三弾として年末調整手続きを年調ソフトからSuperStream-NXへ切り替えました。「ワークフローがスムーズに運用できるよう、従来管理していた人事マスタを変更し、兼任者を含めて組織構造をきちんと整理したことで、情報管理の精度も向上させることに成功しています」と労務グループ 長谷川 実咲 様は説明します。

今回新たに環境を整備したことで、月次給与の手動登録や年末調整における申告書印刷およびチェック作業が効率化され、実担当者の業務を月11時間削減したほか、年末調整関係書類や源泉徴収票、住民税額通知書などのペーパーレス化を実現。SuperStream-NX field／HRの本人照会画面により、各種明細の確認が可能となるなど社員の利便性向上に大きく貢献しています。

「人事関連の諸届は毎月多く寄せられるわけではありませんが、直接取り込めるだけでなく、転記ミスなどのリスク軽減にも役立っています」と湯淺 様は評価します。「手作業で更新していた年末調整作業も、今ではデータ連携が可能になり、作業面で楽になりました。また、源泉徴収票をはじめ、過去の明細を再発行する際にも社員自ら簡単にダウンロードできますし、口座変更など社員自身がメンテナンスできるようになったことで満足度も向上しています」と長谷川 様からも好評です。

業務の効率化が進むことで、人事部として目指していた戦略的人事への変革についても着実に歩みを進めています。「社員自身が自分で情報確認できることで問い合わせも減り、残業時間を含めて業務の効率化が進んだことは実感します。その結果として、戦略的な人事施策の立案などに時間を割くことができるようになったのは大きい」と土田 様も高く評価します。

今後については、雇用契約管理や育休取得など人事部から送付する通知書類管理、社会保険や退職手続きなどの電子化を今後の拡張として計画しており、人事部門のさらなる効率化と社員の利便性向上に努めていくことになります。「社会保険の電子手続きに必要なIDを最近取得しましたので、うまくSuperStream-NXと連携させていくことで業務効率化のさらなる推進を目指していきたい」と長谷川 様は期待を寄せています。

また、人事部門が毎月経理部門に提出しているデータ作成や加工業務を改善するべく、会計システムとの連携をはじめ、本人照会画面の項目数拡大によって社員の利便性をさらに向上させるなど、今後も業務効率化に資する環境整備を進めていきたい考えです。
​「すでに経理との給与データの連携は一部トライし始めており、各部で必要な情報を導入済みのグループ経営管理などで統合できれば、さらに集計業務の効率化も図ることができるはず。SuperStream-NXの活用範囲をうまく広げていきたい」と土田 様に今後について語っていただきました。