ミスの許されないFAX送信業務担当者の負担軽減とチェック体制の強化を両立する、FAX環境改善とは導入事例
朝日生命保険相互会社様のケース

朝日生命保険相互会社は、販売チャネルの一つである代理店から送られてくる保険の申込書に対して、受領確認や記入不備の指摘等を、FAXで連絡してきた。しかし、FAX機の老朽化や操作ミスによる誤送信のリスク、代理店チャネル拡大による業務担当者の負担増、履歴管理ができないために代理店からの問い合わせ対応に時間がかかる傾向があること、などが課題となっていた。
解決策となったのは、ライトニングFAX。同時期に導入した複合機のスキャン機能と連携し、二次元コードを利用した宛先指定と誤送信防止機能を組み込んで、FAX環境を構築した。その結果、送信オペレーションが簡素化され、誤送信のリスクと業務担当者の負担が軽減された。さらに、FAX送受信履歴をライトニングFAXで一元管理することで、代理店からの問い合わせへの回答を迅速化することにも成功している。
- 情報漏洩対策
- リードタイム短縮
- ペーパーレスの推進
- 事務生産性向上
お客さまが実現できたこと
- 二次元コードを利用した宛先自動指定と、サーバでの番号突合チェック、上長による承認を必ず経ることにより、FAX誤送信リスクを軽減。
- オペレーションを簡素化でき、機密情報をあつかう担当者の負担が軽減。業務の質の均一化も実現した。
- 送受信履歴をサーバで一元管理し、画面で閲覧できるため、代理店からの問い合わせに迅速に回答できるようになった。
お客さまのご要望
- 手作業のFAX送信に起因する誤送信のリスクを軽減し、運用の強化を実現したい。
- 送信業務の担当者にかかる作業的・心理的な負担を軽減したい。
- いつ、誰に、何を送ったかの情報を保存し、証跡管理、事後確認ができるようにしたい。
ご採用いただいた製品・ソリューション
- FAX/CTI
- 送受信されるFAXデータを電子化/一元化し、FAX業務の効率化とペーパーレス化に貢献。多回線に対応するスケーラビリティとデータベースや帳票システム、複合機などと連携可能な柔軟性が特長です。
- ライトニングFAX
- ライトニングFAXは、最も基本的な通信インフラのひとつであるFAXを、社内ネットワークシステムに統合し、業務システムと融合したFAXソリューションを提供する、FAXサーバーシステムです。
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