4カ月でEDIの新規検討から本稼働まで実現仕入れデータの手入力作業を自動化し、誤入力による手戻りをゼロに導入事例

当社では、鉄鋼メーカーからブリキや極薄鋼板などを仕入れて販売しています。商品の受け渡しは倉庫渡しか港渡しがほとんどで、商品が届くと、物流倉庫や港湾事業者から出荷明細がファクスやメールで届きます。
​その明細を確認しながら、仕入れ情報を基幹システムへ手入力していました。多い日には仕入れ件数が100件に及ぶこともあり、入力業務が現場の大きな負担になっていました。
​また、手入力では、O（オー）と0（ゼロ）、1（イチ）とI（アイ）を間違えるなど、どうしても誤入力が発生します。棚卸の際に誤入力が判明すれば在庫データの修正だけで済みますが、出荷手続き後にミスが見つかった場合は、次の作業が必要でした。

働き方改革が求められ、人材も不足する中、業務の効率化は避けて通れない課題でした。
​当社では、すでにRPAツールを活用し、単純な繰り返し作業の削減を進めていました。さらに業務を効率化するため、仕入れ先各社に、仕入れ情報をデータでやり取りできないか打診しました。
​その結果、取引量の多い仕入れ先からEDI化の提案があり、EDIの導入を決めました。

EDIの導入を決めた後、十数社にEDI製品の資料を請求しました。まずは、次の3つの条件でカタログを比較しました。
​1つ目は、クラウドサービスであることです。将来的には着信も行いたいと考えていたため、検討の初期段階からオンプレミスは選択肢から外していました。
​2つ目は、発信と着信の双方に対応していることです。仕入れ先によってデータの受け渡し方法が異なることが想定されたため、双方に対応できることが重要だと考えました。
​3つ目は、全銀TCP／IP（広域IP網）手順に対応していることです。鉄鋼業界ではISDN回線の時代から全銀TCP／IP手順が主流だったため、インターネット回線へ移行した後も利用できる全銀TCP／IP（広域IP網）手順への対応を必須要件としました。

カタログをもとに3製品まで絞り込み、各ベンダーから提案を受けました。その中で「EDI-Master Cloud」を採用したポイントは3つあります。
​1つ目は、同時セッション数に制限がなく、通信スケジュールを組みやすいことです。
​2つ目は、価格体系がシンプルで分かりやすく、機能を拡張する場合も費用の見通しを立てやすいことです。
​3つ目は、豊富なAPIが提供されており、すでに社内で利用していたRPAツールから「EDI-Master Cloud」を容易に制御できることです。既存のRPAツールを活用できる点にも魅力を感じました。

仕入れ先からEDI化を提案された当初は、当社自身がEDIにする必要性を十分に理解できておらず、メールにデータを添付する方法でもよいのではないかと考えていました。
​キヤノンITSの営業担当者は、対面でEDIの基礎から丁寧に説明し、当社の疑問に答えてくれました。また、当社が実現したい内容やその理由、業務内容、業務の流れまで細かくヒアリングし、提案へ反映してくれた点も評価しました。
​導入作業については、私自身が元システムエンジニアだったこともあり、サポートセンターに2回ほど問い合わせた以外は、基本的に独力で進めました。問い合わせに対する回答は的確で、対応もスピーディーでした。

当社では、「EDI-Master Cloud」の導入前からRPAツールを活用し、各種業務の自動化を進めていました。
​「EDI-Master Cloud」はAPIが豊富で、RPAツールとの親和性も高いため、「EDI-Master Cloud」の実行制御、データの取得・変換、他のデータとの照合、基幹システムへのインポートまで、ほぼすべてのプロセスをRPAツールと組み合わせて自動化しています。

以前は、慣れた従業員でも仕入れ情報1件の入力に1分程度かかっていました。多い日には100件に及ぶため、入力作業だけで少なくとも100分が必要でした。現在は、仕入れデータの取得から基幹システムへの取り込みまでを自動化し、入力作業にはほぼ手がかかりません。また、手入力による誤入力がなくなり、後工程でのデータ修正や手戻りも発生しなくなりました。

「EDI-Master Cloud」は障害もなく安定して稼働しており、高く評価しています。
​一方、現在はAPI操作を中心に自動化しているため、担当者が普段確認する端末では、リアルタイムの状況や挙動を把握しづらい面があります。
​今後は「EDI-Master Cloud」のAPIをさらに活用し、ステータスの取得間隔を細分化することで、担当者が使用する端末でも状況を確認できるようにしたいと考えています。
​また、できるだけ多くの仕入れ先と「EDI-Master Cloud」を通じてデータをやり取りしていきたいと考えています。将来的には仕入れだけでなく、受発注から支払までEDIで管理できる環境を目指しています。