ミスと手間が激減！ペーパーレス化をあと押しする「AI-OCR」に最適な帳票とは？テクニカルレポート

電子帳簿保存法（電帳法）の改正により、2024年から請求書や領収書、納品書などの帳票は、電子データで取引・保存・管理することが義務化されました。しかし、現場では「業務負荷が増えるのでは？」と懸念する声も多く、依然として紙の帳票が使われ続けています。

とはいえ改正後の電帳法では、紙の帳票もスキャンして電子化し、保存（スキャナー保存）することが求められており、さらに、「取引日付」「取引金額」「取引先名称」などの項目で検索できるよう適切な方法で管理する必要があります。

こうした要件を満たすため、近年の帳票管理システムでは「AI-OCR」が広く活用されています。「AI-OCR」は、「OCR」の読み取り機能とAIの学習機能を融合させた新しい技術。AI技術を活用することで読み取り精度が高まり、従来の「OCR」では難しかったクセのある手書き文字などにも活用できるようになりました。しかし帳票を作成する際に「『AI-OCR』で読み取りやすいかどうか」を意識している人は少ないのではないでしょうか。

とくに請求書のような「非定型帳票」は、発行元ごとにレイアウトが異なるため、「AI-OCR」でも精度が低下しやすい傾向があります。その結果、取引先が各項目を手入力する必要が生じ、かえって負担を増やしてしまうことも……。

では、「AI-OCR」で正しく読み取れる請求書を作成するためには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。ここでは、押さえておきたいポイントをご紹介します！

帳票で使用される書体は、明朝体やゴシック体が一般的です。しかし、明朝体は横線が細いため、スキャンするときに文字の一部が消えてしまい、「AI-OCR」でも誤認識が発生しやすいという課題があります。そのため、「AI-OCR」の精度を向上させるには、ゴシック体の使用をオススメします。また、ポップ体や毛筆体、デザイン書体は文字の形状が不規則なため、スキャンの精度が低下しやすく、「AI-OCR」でも認識が難しくなります。これらの書体は避けるのが望ましいでしょう。

帳票から読み取る項目のひとつに「取引先名称」があります。しかし、その読み取りを妨げる最大の障害が「社印」です。現在、請求書に社印の押印は必須ではありませんが、商慣習として求められるケースも依然として多くあります。「AI-OCR」の精度を保ちながら配置するにはどうすればよいか、オススメの方法をご紹介します。

最新の「AI-OCR」は、膨大な文字画像のパターンを学習しており、印鑑が重なった文字の読み取りにも対応できるよう訓練されています。また前後の文脈を解析し、読めない部分を補完する機能も搭載されています。たとえば「株式会■」のように一部が欠けていても、「株式会社」と正しく認識・訂正するなど、多少の重なりであれば正しく読み取ることが可能です。とはいえ、会社名は請求書などの帳票において最も重要な項目のひとつ。押印の位置によって読み取りが失敗するリスクをあらかじめ考慮し、できるだけ文字と印鑑が重ならないよう押印するのがベストでしょう。

請求書を電子化する際、いつでも検索できるように「取引日付」「取引金額」「取引先名称」を読み取ります。しかし、請求書には多くの数字が記載されているため、どの数字が「取引日付」で、どの数字が「取引金額」なのかを正確に特定する必要があります。

最新の「AI-OCR」は、AIが学習した業務知識を活用し、請求書内の数字のなかから必要な項目を自動で判別する機能を搭載しています。しかし、より確実に「AI-OCR」の精度を向上させるには、請求書内に「発行日：令和６年６月１３日」のように項目名と数値を明確に記載することが重要です。こうすることで、「AI-OCR」が項目を特定しやすくなり、正確なデータ化につながります。

電帳法では、明細表の同封は必須とされていませんが、作成する際にはいくつかのポイントを押さえておくとよいでしょう。まず、「ひとつのセルに複数の情報を詰め込まない」ことが重要です。たとえば「数量」欄に「1セット」と記載するケースをよく見かけますが、これは「数量」と「単位」の欄をわけ、「1」と「セット」のようにそれぞれ別の列に記載するのが理想的です。またセルの境界には、明確な罫線を引くこともオススメします。さらに、ヘッダー部分の背景色を変更して白抜き文字を使う際には、配色を濃くし、コントラストをはっきりさせることが大切です。「AI-OCR」でも、ヘッダーの文字が読み取れないと、明細書の中身の正確な認識にも影響を与えてしまうため、視認性を考慮したデザインにすることがポイントです。

ここまでは、「AI-OCR」で正しく読み取れる請求書のつくり方について解説してきました。次からは、その帳票をスキャナーで電子化する際に、手入力での修正作業を減らすためのコツをご紹介します。スキャンの方法によっては「AI-OCR」にも大きな差が生じます。この機会に、スキャナーの設定やスキャン時のポイントを見直し、より精度の高い電子化を実現しましょう！

国税庁では、電子データ保存の要件として「200dpi以上」でのスキャンを推奨しています。dpi（dots per inch）とは画像の解像度を表す単位で、1インチの範囲にどれだけのドットが使われているかを示しており、この数値が高いほど画像が鮮明になり、ファイルサイズも大きくなります。200dpi未満では、細かい文字がつぶれて「AI-OCR」でも正しく読み取れないことがあり、 逆に、300dpiを超える高解像度でスキャンしても、ファイルサイズが大きくなるだけで読み取りの精度向上にはほとんど影響しません。そのため、200～300dpiの範囲でスキャンするのが最適です。

また、カラーとグレースケールのどちらでスキャンすべきかについて、国税庁では基本的にカラーを推奨しています。一部例外としてグレースケールでのスキャンも認めていますが、特別な事情がない限り、カラーでスキャンするのがベストです。ひと昔前の「OCR」 は、白黒画像に変換して文字を読み取る方式でしたが、最新の「AI-OCR」は、印鑑やマーカーなどの色の情報を活用してより正確にデータを認識できるよう進化しています。そのため、カラーのままスキャンすることで、読み取りの精度も向上し、より正確なデータ化が可能になります。

スキャナー保存時、多くのケースでPDF形式が使用されます。このとき、スキャナーの設定で「高圧縮PDF」が有効になっていないかを必ず確認してください。もし有効になっている場合は、無効にすることを推奨します。電帳法では、高圧縮PDFは非推奨とされています。その理由は、高圧縮PDFがスキャンデータのファイルサイズを削減する際に、以下のような処理を行うためです。

この処理が正しく行われないと、文字が極端に劣化したPDFが出力されてしまい、「AI-OCR」でも文字を読み込むことが困難になります。そのため、高圧縮PDFは「AI-OCR」にとって大きな障害となるのです。
下の図では、「消費税」の部分にノイズがかかり、モザイク状になって読みづらくなっていることが確認できます。このような状態を避けるためにも、スキャナーの設定を適切に調整し、「AI-OCR」で正しく読み取れるPDFを作成することが重要です。

高圧縮PDFの技術が開発された2000年代当時は、データ保存のためのディスク容量が限られており、ネットワーク速度も十分ではありませんでした。そのため、PDFのファイルサイズをできるだけ小さくすることが重要視されていました。また、当時は性能が限られたフィーチャーフォンでPDFを表示したいというニーズもあり、積極的にファイルサイズの圧縮が行われていました。

しかし、現在はデジタル化やペーパーレス化が進み、ストレージや通信環境も大幅に向上したことで、高圧縮PDFの必要性は低下しています。むしろ、読み取りの精度を下げてしまう可能性もあるため、適切なスキャン設定を選択することが重要です。

今回は「AI-OCR」を活用した帳票の作成方法や読み取りのポイントをご紹介しました。紙の帳票は、デジタル化の流れとともに徐々に減少していますが、現時点では依然として多くの業務で使用されており、その効率化が求められています。こうした課題に対応するため、「AI-OCR」は進化を続け、より精度の高い帳票の電子化を実現しつつあります。

重要なのは、紙の帳票を発行する側も、受け取る側も、お互いに「AI-OCR」を意識したフォーマットやスキャン方法を取り入れることです。「AI-OCR」を上手に活用しながら紙の帳票を扱う業務の負担を減らし、双方の作業効率が向上することを願っています。