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国立大学法人 神戸大学様

学生と業務現場によりそう教育支援情報プラットフォームの導入で1000人近い全学レベルの留学状況を一元管理 !

  • 事務生産性向上
  • 製品・サービス品質の向上
神戸大学 正門外観

「人文・人間科学系」「社会科学系」「自然科学系」「生命・医学系」の4 大学術系列のもと、10学部、15の大学院、1研究環、1 研究所と多数のセンターを有する神戸大学。同校は、2004 年度の法人化以来、大学の強み・特色を最大限に発揮するべく、教育研究や地域貢献のために改革・改善と発展に挑戦し続けている。特に機能強化三類型で「世界最高水準の教育研究」を行う大学として、多彩な施策を展開。2017 年度より新学部「国際人間科学部」を創設し、必須科目に留学を設けるなど、グローバル人材育成に注力している。その取り組みを推し進める一環として、同校では 2018 年 4 月から、学生の海外留学支援に向け、“GEMs( ジェムズ )”(Kobe University Global Education Management System /神戸大学グローバル教育管理システム)を、“in Campus”の活用で実現している。

導入ソリューション
導入製品

お客様データ

法人名:国立大学法人 神戸大学
URL:http://www.kobe-u.ac.jp/
所在地:兵庫県 神戸市 灘区 六甲台町 1-1
創設:1902 年
学生数:16,256 人(2018年5月1日現在)

世界に開かれた港湾都市・神戸に、1902年に開校された神戸高等商業学校が起源。「真摯・自由・協同」の教育理念を掲げ、人類社会に貢献するため、普遍的価値を有する「知」を創造するとともに、人間性豊かな指導的人材を育成する。そうして100年を超える歴史を刻みながら、文理のバランスのとれた総合大学へと発展。現在、「世界最高水準の教育研究」を実践する大学に名乗りを上げ、世界と競うグローバルな大学を目指す。その一環として、2017年4月より、新学部「国際人間科学部」が誕生。世界に貢献できるグローバル人材の育成に余念がない。

お客さまが実現できたこと

  • 留学プログラムの運営管理で避けて通れない煩雑 な業務を高効率化に導き、現場支援環境を創出。
  • “in Campus”の「Community」の活用により多 様な留学プログラム施行をスムーズに実現。
  • 全学規模で留学プログラムを管理する“GEMs” 導入により、機能強化三類型を推進。

お客さまのご要望

  • 手作業・紙ベースによる膨大な作業が必要であった留 学プログラム関連の管理業務を抜本的に見直したい。
  • 新設学部の大きな挑戦となる全学部生の留学必須化を初年度から確実に実施できる支援環境を構築したい。
  • 全学規模での展開、さらに将来的には受入留学生の対応も視野に、運用の変化に柔軟に対応したい。

導入前の課題と背景

急務だったグローバル人材育成の環境整備

今回の海外留学支援システム導入の経緯をお聞かせください。

「私たちは2015年に掲げた“先端研究・文理融合研究で輝く卓越研究大学へ”のビジョンのもと、2016 年 4 月から教育改革に着手しました。“複眼的に思考する能力”“多様性と地球的課題を理解する能力”“協働して実践する能力”の 3 スキルを“神戸スタンダード”と定め、グローバル人材の育成に乗り出したわけです。その具体策のひとつとして、2017 年4月に“国際文化学部”と“発達科学部”を再編統合し“国際人間科学部”を新設。海外研修とフィールドワークを全学部生の必須科目に定めました。そして、その支援環境をどうするか、と学内俯瞰で見直したのがきっかけですね」(井上氏)

「ここ数年でも毎年 7 ~800名規模の学生を海外に送り出していました。しかし、その管理手法は、すべて紙ベースによる手作業。学生にとっても申請などの手続きが煩雑で、所属する学部以外の情報の入手が困難など、公平でオープンな環境ではないのが課題でした」(後藤氏)

国立大学法人神戸大学<br />
理事・副学長(国際・内部統制)<br />
井上 典之氏(左)<br />
<br />
国際部国際交流課 留学生交流グループ<br />
後藤 直美氏(右)

理事・副学長
(国際・内部統制)
井上 典之氏(左)

国際部国際交流課
留学生交流グループ
後藤 直美氏(右)


お客さまのコメント
「こちらの要望をしっかり受け止め実現化する手腕に感心」」
「機能強化三類型で国際化を推進する本学で、前例のない規模での新学部創設と“GEMs”の展開に、有用なシステムやツールを提供いただき、大きく寄与してもらえました」(井上氏)
「今後の運用で見えてくる課題や気づきの具現化でも、導入時のアドバイスのようにまたお力添えいただければと思います」(後藤氏)


導入の必然性

カスタマイズにも柔軟な“in Campus”を採択

では、課題解決に向け、どのような動きがあったのでしょうか。

「新設の“国際人間科学部”の特徴のひとつ、グローバル・スタディーズ・プログラム(GSP)は、実体験を通じ地球的課題 = グローバルイシューを学ぶため、全学生が海外研修とフィールド学修に参加します。17の基本プログラムから細分化されたコースを設け、1 学年約 370 人の学生一人ひとりが専門性や希望に応じて履修できる、多様な内容と方法を設けています。その募集から、学生のエントリー、選抜、決定通知、渡航準備、プログラム履修状況、帰国後の振り返り…すべてにきめ細かく対応するには、システム化による情報の一元管理・共有化が大前提。新たな実践型教育を追究する“国際人間科学部”の推進には、IT活用ありきが基本でした」(岡田氏)

「そこで、教職員で構成する GSP オフィスを新設。国際部や情報基盤センターなど学内関連部署と密に連携しながら、まず紙ベースで手作業だった業務を見直し、煩雑な手続きの簡素化なども実現できる新たな業務フローを整えました。その後に、新システムの仕様を策定して開示したのです」(落合氏)

「“国際人間科学部”の全学生に海外研修とフィールド学修を必須にする、前例のない取り組みです。成績や単位取得につながるため、教務システムとの連携も視野に入れなくてはなりません。さらにプロジェクトを進めていくうち、他学部の留学生も使えるようにしてほしいという要望も上がり、全学レベルの展開も可能なシステムに
仕上げる機運が高まっていきました」(井上氏)

「そんな私たちの欲張りな仕様にカスタマイズ対応してくれたのが、キヤノンマーケティングジャパンとシステム開発を担うキヤノン IT ソリューションズ(以下キヤノン ITS)の“in Campus”でした」(後藤氏)

国際人間科学部長
岡田 章宏氏(左)

国際人間科学部 GSPオフィス
統括コーディネーター 准教授
落合 知子氏(右)


お客さまのコメント
「教育現場の業務の裏側まで知るスタッフに助けられた」
「新学部の学生が GSPに加え、他学部の留学プログラムにも応募できるようになりました。その逆も、しかり。複雑なフローを取り込む手際の良さに驚いています」(岡田氏)
「教員のみなさんが作ったプログラムも、ボタンひとつで反映できる! 手作業・紙ベースの頃の苦労が、こんなに楽になっていいのかしら、と感じてしまうほどです!」(落合氏)


運用の工夫

繰り返しの仕様変更にも対応

運用面を想定しながら取り組んだ部分はありますか。

「新学部での GSP 実践と、その延長線上にある全学レベルで学生の海外留学を支援する“GEMs”導入 に向け、万全の体制で臨みたかったのが最大の要望でした。これまでより業務が増える教職員側の負担を、従前より楽にしてあげること。同時に煩雑で不透明だった学生側にも、より簡単でオープンな状況にしてあげること。そして蓄積する全データを、今後の方針策定や IR へスムーズに活用できること。それらの観点から運用を想定し細部を詰めました」(井上氏)

「業務の現場からは“消えない Excel を作って”という要望も(笑)。資料作成中に誤ってデータを飛ばしたりしても履歴から救い出せるような仕組みだったり、Excelライクな操作感でソートや絞り込みができるよう、GUIなどもこちらの要望をどんどん出しました」(落合氏)

「私は全学導入するフェーズからプロジェクトに参加しているのですが、実は“国際人間科学部”に加え他学部にも独自の留学プログラムが多数存在していました。その規模、GSPで200強、他学部で100強。留学の時期や期間などの要素も加わると、プログラムの組み合わせは膨大です。その工程処理などで途方に暮れていた時、キヤノン ITS 側から何通りも提案をいただけるなど、非常に助かりました」(後藤氏)

「例えば、3 年次に数人規模で新学部に編入する学生がいます。そこで GSP に追加しなければなりません。そういった細かで複雑なプログラム構成も、Web アプリ自動生成ツール“Web Performer”を活用するなど、比較的スムーズに採り込んでもらえました。私たちユーザー側の業務への理解度が非常に高いと感じましたね」(岡田氏)

UI では調べたいことに最短で辿り着けるものを目指した

UI では調べたいことに最短で辿り着けるものを目指した

取り組みの成果

留学状況の一元管理で高効率化

“in Campus”導入の成果はいかがでしょう。

「新学部のGSPをはじめ、全学で1000人近い学生の留学に関する情報を一元管理でき、手作業・紙ベースの業務負担が比較にならないほど改善されたのが、最大の効果ですね。また、パスポートやビザの取得状況まで把握できるため、セキュリティや個人情報の取り扱い方まで、しっかり導入時にサポートいただき、万全の体制でスタートできているのも大きいです」(後藤氏)

「2018年4 月稼動で、まだ半年程の運用ですが、学生側もステップバイステップの入力で、自分のスマホやPC から手続きが済ませられるよう改善されました。以前のように書類を集めて窓口や教授のもとを何度も行き来することがなくなって、非常に楽になったと思います」(落合氏)

「台風や地震などの災害時に、空港の機能が止まることも体験しました。そんな緊急時でも、“GEMs”のサイトを確認すれば、フライト変更した学生が書き込んでくれ、状況が一目でわかるようになりました。結果的に危機管理の情報も入手できるようになり、安否確認の担保にも一役買っています」(井上氏)

将来の展望

“in Campus”活用でより進化させる

最後に今後の課題や展望についてお聞かせください。

「今後は教職員への周知徹底を図り“GEMs”の積極的な活用を促すこと。その上で、海外から受け入れる留学生の管理にも活かせるよう進化させたいですね」(井上氏)

「留学した学生の体験談なども“GEMs”に反映できるようにして、貴重な生の声の共有をさらに進めたいです」(後藤氏)

「学部も“GEMs”も、まだ始まったばかり。これからより一層、学生によりそったプログラムが生まれます。日々の運用で見えてくる課題を、どんどん改善・機能追加していくために、キヤノン ITSのサポートにも期待しています」(岡田氏)

システム概念図

システム概念図

多様な留学プログラムや煩雑な手続き管理も“in Campus”の守備範囲
これまで文教市場で培った IT 基盤システムの開発・構築・運用の技術ノウハウや豊富な実績をもとに、独自開発した教育支援情報プラットフォーム“in Campus”。豊富なコアユニットの中でもLMSと同等の機能を備える「 in Campus Community 」のカスタマイズで、本事例は構築されました。

“Web Performer”で業務現場を巻き込み運用の変化にも柔軟に対応
加えて、ノンプログラミングで Web アプリを自動生成する、マルチブラウザ対応の超高速開発ツール“Web Performer”を活用。プログラミングスキルの有無を問わず、直感的な開発、素早いリリース、自動生成による品質の均一化などを実現し、運用環境の変化に柔軟に対応しました。

導入いただいたソリューション・製品

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