シンクライアントからモバイルPCへ働き方の柔軟性とセキュリティを両立し、共創で実現した事務基盤導入事例
モバイルPCを軸とする新たな事務システム
学校法人上智学院 様のケース
四谷キャンパスを中心に約1万2,000名の学生を擁する上智大学を運営する学校法人上智学院。2019年度から運用してきた職員向け事務システムは、シンクライアント（VDI）とデスクトップ端末による構成で、オンライン会議の普及や柔軟な働き方の広がりに追いつけなくなっていた。さまざまな機器の更新時期も重なる中、同学院が新たなパートナーに選んだのが、初の取引となるキヤノンITソリューションズ（以下キヤノンITS）。両者は二人三脚で、最適解を探りながら、モバイルPCを軸とする新たな事務システムを築き上げた。コストを抑えつつ働き方とセキュリティを両立させた取り組みは、どのような成果をもたらしたのか。
お話を伺ったお客さま
学術情報局 情報システム室 事務長 青砥 光一 様
学術情報局 情報システム室 主幹 松田 浩司 様
学術情報局 情報システム室 チームリーダー 中嶋 宏治 様
お客さまが実現できたこと
- デスクトップPCからモバイルPCへ刷新。自席にはハブモニターを設置して従来同様の操作性を保ちつつ、会議や出張時はそのまま持ち運べる、柔軟な働き方に対応した構成とした
- サーバー基盤を原則クラウドへ移行し、UnifierCastやAppSelfなどで運用を標準化・自動化。少人数の情報システム室の保守運用の負荷を大幅に軽減
- AppCheckやWasabi＋Veeamによるクラウドバックアップなど各種対策を組み合わせ、物理構成からシステム設計までをトータルで最適化。多層防御によるセキュリティ強化を実現した
お客さまの課題
- シンクライアント（VDI）＋デスクトップ端末の事務システムが、オンライン会議や在宅・出張など柔軟な働き方に対応しきれなくなっていた
- 導入から6年が経過し、現行システムが更新の時期を迎えていた
背景・課題ワンキャンパスに集約された大学を、少人数で支える情報システム室
“巨大な仮想基盤の上でOSやパッチを追随し続けるには、もう限界が見えていた”
1913年の創立以来、建学の理念に「叡智が世界をつなぐ」を掲げ、グローバル教育の先駆けとして歩んできた上智大学。イエズス会を設立母体とする学校法人上智学院のもと、上智大学は、四谷キャンパスに9学部と10研究科を集約する“グローバル・ワンキャンパス”を特色としている。約1万2,000名の学生が四谷キャンパスで専門分野を基盤として多角的に学びを深めていく一方で、目白聖母キャンパスでは看護教育を展開。また、大阪サテライトキャンパスでは関西および周辺地域に向けた情報発信やサービス提供を行っている。 この大学運営を情報技術の面から支えるのが、学術情報局 情報システム室だ。同室は上智大学における教育・研究を支えるネットワークや各種システムの提供から、職員が日々使う事務系ネットワーク・事務系システムといったインフラの運用まで所管している。
クラウドや外部リソースの活用が広がる中、学内に抱えるサーバーの運用を減らし、外部委託も交えながら、限られた体制で全学のICTを支えているとお聞きしました。
どこの大学のシステム部門もそうですが、やはり人が少ない。その少ない人数でいかに効率的に回していくかというところに、ここ数年は力を入れています。今回の職員向け事務システムの全面刷新も、その延長線上にあるプロジェクトでした。（青砥 様）
オンライン会議で露呈したシンクライアント環境の限界
刷新の対象となったのは、2019年度から運用してきた職員向け事務システムである。本システムは、仮想デスクトップ（VDI）を活用したシンクライアント環境と、各職員の机上に設置されたデスクトップ端末によって構成されていた。導入から6年が経過し、もともと更新の時期を迎えていたが、それ以上に、運用を続ける中で看過できない課題が次々と顕在化していた。
最も大きかったのが、オンライン会議との相性の悪さだったそうですね。
ある部署が学内向けにオンラインで一斉説明をしようとすると、職員側が全員仮想環境のため負荷が集中し、止まってしまう。映像や音声が途切れることもありました。大事な会議で話が聞けないといった支障は、職員からの声としても数多く寄せられていました。（中嶋 様）
数値化したデータがあったわけではありませんが、我慢して使おうというレベルではなかったですね。（青砥 様）
デスクトップ型ゆえに端末を持ち運べないことも、日常業務に影を落としていた。会議のたびに資料を紙で印刷して人数分を配り、会議中は紙にメモを取り、自席に戻ってからWordに打ち直す。
ペーパーレスとは程遠い二度手間が常態化していた。会議用のモバイルPCはほとんど無く、そのためだけに別なノートPCを用意するなど、コスト面でも無駄が生じていた。セキュリティと運用の面でも限界が見えていた。巨大な仮想基盤の上で各端末のOSやセキュリティパッチを追随させ続けることは年々難しくなり、当て切れない領域が生じていた。加えて、全面刷新を間近に控えるこの時期には、数百万円をかけてバージョンアップした物理サーバーを1年ほどしか使えないといった、耐用年数とコストのアンバランスも積み重なっていた。
上智学院では“働き方改革宣言”を掲げ、デスクトップからモバイルPCへという声が学内から上がり始めていたそうですね。
大学の職員はもともと机に向かって仕事をする文化が強く、2019年当時も従前を踏襲してデスクトップを選んでいました。けれど中途入社の方からは『今どきデスクトップなんですね』という声も出てくる。電子決裁などのオンライン化も進む中で、働き方そのものを変えていく必要性が、潜在的にではなく事実として高まっていたのです。（青砥 様）
事務システムはもう電気・水道・ガスと同じインフラ。スイッチを押せば点くように、ユーザーにストレスを感じさせてはいけない。そこへ限りなく近づけたかったんです。（青砥 様）
解決策と効果複数ベンダーとの“対話”を重ね、共に最適解を練り上げる
“更新の時期も重なる中、ただ同じ仕組みを置き換えるのではなく、中身を今の働き方に合わせてガラッと変えようと考えた”
今回のシステム更改にあたっては、パートナーとともに最適解を探り、対話を重ねながら一つずつ丁寧に要件を練り上げ、共に創り上げていくという進め方を採ったそうですね。
正直に言うと、同時期に別の大きな案件も動いていて、RFPをじっくり作り込む時間も人的リソースもなかったのです。
最初から仕様を細かく絞ってしまうと、本来あったはずの選択肢が外れてしまう。ベンダーの皆さんは私たちよりノウハウや他社事例、世の中のトレンドをお持ちですから、まずは『どんなものがあるのか教えてほしい』というところから始めたかったのです。当初の要望は「モバイルPCにしたい」というシンプルなもの。そこから、パソコン・ファイルサーバー・セキュリティまでを含め、各分野でどんな解があるのかをキヤノンITSを含む複数社に投げかけ、提案を持ち寄ってもらう形で進めていきました。（中嶋 様）
あるベンダーから得た提案を別のベンダーにぶつけ、さらに磨いていく。そうした往復の中から、新システムを象徴する工夫も生まれたそうですね。
机にキーボード・マウス・ディスプレイを据え置き、モバイルPCからUSB-Cケーブルを一本つなぐだけで、有線LAN・音声・画面・電源までが一括でつながるハブモニターの活用することにしました。軽くて持ち運べるからモバイルPCにするのに、机の上で大画面が使えないのでは妥協になってしまう。そこを外さない、的を射た提案でした。（青砥 様）
「いいとこ取り」を実現したファットクライアントという選択
モバイルPC化を進めるうえで、構成の選択は大きな分岐点だった。仮想デスクトップを維持したままノート型にする「シンクライアント型」では、仕組み上コストがかさむうえ、起動の遅さやExcelの動作の重さ、オンライン会議の不具合といった既存の不満も解消されない。これらを残したまま端末だけをノート型に替えても意味がない。そう判断した同学院は、構成そのものの抜本的な見直しに踏み込んだ。
そこで同学院は、端末側で処理を行うファットクライアント（モバイルPC）への全面移行を決断する。職員の不満を解消しつつ、モバイルPC化も実現する“いいとこ取り”を狙ったのだ。この選択は、コスト面でも合理的だった。もともと使っていたVDIは大きな機械で動かす高価な仕組みだったため、ファットクライアントに置き換えてもコストは大きく変わらない。それでいて端末を手元で動かす構成へと変わることで、オンライン会議の快適さや持ち運びやすさといった、働き方改革につながる付加価値を上乗せできる。どうせ更新するなら、という機を捉え、長年の希望をコストを抑えながら実現する。
恵まれた既存環境を逆手に取った、巧みな投資判断だった。 モバイルPC化にあたって気がかりだったのは、机に向かう作業で大画面が使えなくなることだった。そこで同学院が自席に用意したのが、先述のハブモニターだ。これによりデスクトップと変わらない操作性をしっかり保ちながら、長年の課題だった「持ち運べない」も解消し、会議や出張時にはモバイルPCだけを持ち出せばよい。職員もこの仕組みをすぐに使いこなして、「さっと抜いて、では会議室へ」という身軽な働き方が日常になった。
端末からデータまで、セキュリティと運用をトータルに設計
ファットクライアント化は、新たな課題も連れてきた。仮想環境では意識しなくてよかった、端末一台一台のセキュリティと運用管理である。キヤノンITSは、この領域を単一製品ではなく、運用全体で守る形で設計していった。
まず、端末にはBitLockerによる暗号化を施し、万一の紛失・盗難に備える。ランサムウェア対策にはAppCheckを採用した。
データ保全の要として、バックアップソフトVeeamを用い、ファイルのデータをクラウドストレージのWasabiへバックアップする構成を組んだそうですね。
格納先を分けることが、ランサムウェア対策として効いてきます。バックアップは裏側で動いていて、結果は通知として届くので、普段は意識する必要がありません。いざという時のための備えが、手をかけずに回り続けている状態です。（松田 様）
運用管理の面でも、機能ごとに適したソリューションを組み合わせました。Windowsの更新管理にUnifierCast、アプリケーションの一括配布にAppSelf、ウイルス対策にESET、資産・クライアント運用管理にSKYSEA Client View、端末の復旧にV-Recover、アクセスログ管理にALogと、それぞれの役割を明確にしながら一元的な運用体制を整えています。製品を一つひとつ単体で入れるのではなく、端末から運用までを通しで設計してもらえたことが大きいです。（中嶋 様）
少人数の情報システム室にとって、個々の対策が連携して回り続ける体制は、運用負荷の面でも大きな意味を持ちますね。基盤そのものも大きく変わったのではありませんか？
これまではサーバーが四谷のマシン室にあり、いつ機器が壊れるかを心配しながら運用していました。今回それを基本的にクラウドへ移したことで、その心配から解放され、日々の保守の負荷が大きく軽減されています」（松田 様）
双方にとって初めての挑戦を、粘り強くカタチに
今回の刷新では、同学院にとってもキヤノンITSにとっても初めて扱うソリューションが少なくなかった。中でも在宅・出張時の学内ネットワーク接続を担うKOKOMOは、同学院が展示会で見つけ、「これを入れてほしい」とキヤノンITSに持ち込んだ製品。KOKOMOは、学外のネットワークにつながると自動的に学内ネットワークへ接続できる仕組みで、利用者がそのつど認証を意識せずに済む。両者にとって初挑戦となった領域だった。
従来、学外から学内環境へ接続するには、学内ネットワークへの接続とVDIへのログインを二段階で行う必要があり、職員にとって手間の多い作業だったそうですね。
「インフラにストレスを感じさせない」という思想を、リモートアクセスの領域でも体現する選択でした。 学外から学内ネットワークへ安全に通すための設計は容易ではなく、導入時には想定外の事象も生じました。正直なところ、まだ100点とは言えず、いまも一緒に磨いている最中です。それでも、難しい設定に粘り強く向き合ってもらえています。（中嶋様）
新規ソリューションが多いプロジェクトでは、SE同士が手探りで設定を詰める場面も多かったが、課題に直面するたびにキヤノンITSは粘り強く向き合い、一つずつ解決へと導いていった。緊急在宅に備えて新たな仕組みでのVDIを数台だけ構築しておくなど、現場の実情に合わせた柔軟な運用設計も、こうした対話の積み重ねから生まれている。
5年をともにする初の取引パートナーへの評価
キヤノンITSは、同学院にとって初めて取引するベンダーだったそうですが、初の取引先を導入パートナーに迎えることに不安はなかったですか？
新規参入だからこその熱意にむしろ手応えを感じました。新しく入るベンダーは、何としても応えようと一生懸命です。失敗できないというプレッシャーもあり、体制をしっかり整えてくる。今後5年をともにする相手として、こちらがストレスや不満を抱えたまま付き合うのは本意ではありませんから、その姿勢は大きな判断材料になりました」（青砥様）
複数社によるコンペの中からキヤノンITSを選んだ決め手は、価格でも評価点でもなく、コミュニケーションの姿勢にありました。こちらの要望に対して、次回までに柔軟に改善した提案を出してくださる。真摯に対応いただきながら、ノウハウや今後を踏まえて『これが最適だ』というところを最後まで突き詰めてくれました。そのまま文書化できるくらいの内容でした。
提案の“落としどころ”を見極める力も大きかったです。コンペの中には、すべてのサーバーをクラウドへ全面的にシフトする提案もありましたが、技術としては魅力的でも、年齢層も職種も幅広い職員全員が使いこなせるか、現場で混乱が起きないか、という観点では懸念がありました。（中嶋様）
キヤノンITSは「ちょっと違うんだよな」という声まで吸い上げ、求めるカタチへと提案をシフトチェンジしていってくれました。SEの方も悩みながら、こちらも分からないなりに、お互い『どうですかね』と相談しながら近づいていく。寄り添ってくれる空気感がありました。
稼働後、職員からの評価も上々です。学生時代はモバイルPCだったのに、就職したら固定型で『ここはコンピューター室か』と感じていた、という若手も少なくなかった。『やっとモバイルPCになってよかった』という声が多く届いています。（青砥様）。
一方で、持ち運ぶ文化が根づいていない職員への浸透など、運用を通じて磨いていく課題も見えてきている。 モバイルPCを軸とした新たな事務基盤は、コストを抑えながら働き方とセキュリティを両立させ、着実に同学院の業務を支え始めている。半年あまりの運用を経て、情報システム室はすでに次のテーマを見据えている。
今後の展望クラウド化の手応えを、次の領域へ
“サーバーがいつ壊れるかと心配しながら運用する日々から解放された。このクラウド化の手応えは、職員の事務基盤にとどまらず、教育の環境整備にも広げていける。一つのロールモデルになり得ると考えています”
モバイルPCを軸とした新たな事務基盤は、コストを抑えながら働き方とセキュリティを両立させ、着実に同学院の業務を支え始めている。半年あまりの運用を経て、情報システム室はすでに次のテーマを見据えている。一つは、セキュリティのさらなる強化だ。
セキュリティのさらなる強化についての取り組みについてお聞かせください。
昨年度は多くの大学でセキュリティ事故が起きています。今回整えたのは職員向けの領域。教員や研究のネットワークまで含めたセキュリティは、これからも評価と対策を続けていくべき課題です。AIをはじめとする新技術の活用やDXの方向性についても、「便利な言葉はあっても、何をどうやるかはまだ見えていない部分が多いですね。（中嶋様）
もう一つのテーマは、今回得た“クラウド化”という手応えの横展開だそうですね。
学生所有のPCなどは大学の管轄外となるため機器そのものへの展開は難しいところもありますが、サーバーやアプリケーションをクラウドへ置き換えていくモデルは、教育の環境整備にも応用できると見ています。たとえば、PCにインストールして使ってきた専門ソフトウエアを、クラウドサービスへと切り替えていくといった取り組みです。地道ではありますが、今回の事務基盤で培ったクラウド活用の作法は、教育・研究の領域へと広げていける一つのロールモデルになり得ると思います。（松田様）、
今回導入したKOKOMOについても、磨きをかけながら使いこなしていく考えとお聞きしました。
職員が学外からでもストレスなく学内環境につながるなど、柔軟な働き方を支える基盤として、その価値はこれからさらに高まっていくと思います。
さらに、本事例が他大学への波及効果を持つと考えています。大学業界は、本来競争相手ともいえる大学同士、職員同士で活発に意見交換をしています。今回の環境を他大学の方に話すと『それいいですね』と反応がいい。機種を分ける運用もできた中で、モバイルPC一台で完結させる形に思い切ったことも含めて、一つのモデルケースになり得ると感じています。（青砥様）
パートナーと対話を重ねながら最適解を築き上げた今回の取り組み。その伴走の手応えを糧に、同学院とキヤノンITSの二人三脚は、これからも続いていく。
上智大学 様 プロフィール
- 学校名
- 学校法人上智学院
- 所在地
- 東京都千代田区紀尾井町7-1
- 事業内容
- 上智大学は、1913（大正2）年、カトリック・イエズス会を母体として創立された伝統ある私立大学。校名「上智（Sophia）」は「叡智」を意味し、創立以来「キリスト教ヒューマニズム」に基づく教育を展開してきた。東京・四谷の都心キャンパスを拠点に、神学部・文学部・総合人間科学部・法学部・経済学部・外国語学部・総合グローバル学部・国際教養学部・理工学部など多彩な学部学科と大学院を擁し、約1万2,000名の学生が学ぶ。教育精神「For Others, With Others（他者のために、他者とともに）」のもと、語学教育や国際性に強みを持ち、早くから海外留学制度や英語による学位プログラムを整備するなど、日本のグローバル教育の先駆けとして高い評価を得ている。多様な文化・価値観が交わるワンキャンパスで人格を陶冶し、世界に貢献するリーダーの育成に力を注いでいる。
- Webサイト
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※
本記事は、取材時点のものです。
キヤノンITソリューションズ 担当者より
文教ソリューション事業部 文教ソリューション営業本部
第一営業部 松井 遥夏
非常に良いシステムを築き上げることができました。提案の内容や姿勢まで高く評価いただけたことも、大変うれしく感じています。今回の取り組みで得たノウハウや経験を今後の案件にも活かし、より一層お客さまの価値創出に貢献してまいります。（松井）
第三開発部 新井 孝浩
本プロジェクトでは、先進的なソリューションを組み合わせ、お客さまの業務要件に最適な形でシステムを実現することができました。新しい技術要素を含む挑戦的なプロジェクトでしたが、お客さまとの緊密な連携のもと、円滑かつ着実にプロジェクトを完遂できました。今後の運用フェーズにおきましても、お客さまに長く安心してご活用いただけるよう、継続的なサポートと改善提案を通じて、システムの価値を最大限に引き出し、お客さまの教育・研究活動を支える基盤として持続的な価値創出に貢献してまいります。（新井）
こちらの企業の導入事例は、PDFでもご覧いただけます
こちらの導入事例は、PDFとしてもご覧いただけます。お申し込み後、ご登録のメールアドレスに資料のダウンロード用URLをご案内致します。是非お気軽に、お申込みください。
お客さまにご採用頂いたソリューション・製品
- 文教向けソリューション
- 大きく社会が変化する中、大学をはじめとする教育機関においても、学習環境や学習スタイルに大きな変化が求められています。少子化が進む中、子供たちがよりよい社会を育めるように資質や能力を養うことができるように、私たちは、ICTサービスを通じて質の高い教育環境の実現に貢献していきます。私たちは、数多くの教育機関に対し研究・教育・学生サービスのためのソリューションを提供し、お客さまとともに真の価値向上を共創しています。
- 長年文教市場に特化した営業とSEが、貴学に最適なクラウド移行を支援します。またコロナ禍で急務となっている遠隔授業環境を、当社独自開発による教育支援情報プラットフォーム「in Campus シリーズ」で実現致します。
- ネットワーク／セキュリティソリューション（文教）
- ネットワーク製品は、文教分野でも多くの導入実績のあるCisco・HPE製品をはじめ、国内外のさまざまな製品をマルチベンダーとして提供しています。各社製品の特長を組み合わせることで、お客さまの要望にお応えします。
- 学内環境のクラウド化に関しても、オンプレミス環境からデータセンターへの移行、各種パブリッククラウドの利用など、学外ネットワークへの接続性と安全性を考慮しお客さまに最適なソリューションを提案します。
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キヤノンITソリューションズ株式会社 文教ソリューション事業部 文教ソリューション営業本部