株式会社TJMデザイン様

基幹システムの刷新とともに、いち早くFAXサーバーによる帳票送信を実現した株式会社TJMデザイン。しかしその製品は運用負荷が大きいことから、『ライトニングFAX』にリプレイスした。その後、基幹システムのクラウド化に伴い、FAXサーバーもクラウド化を検討したが、既存システム改修工数が大きく、あきらめざるを得なかった。この手詰まり感を打破したのが、ライトニングFAXの「クラウドFAXオプション」。既存のシステムの大幅な改修無しに、スムーズにクラウド型FAXサービス『OpenText Fax2Mail』との連携を実現。運用負荷軽減に加え、大幅な送信時間の短縮、そしてクラウドでの管理によるBCP対策の強化も実現した。

導入ソリューション	FAX/CTI
導入製品	ライトニングFAX

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• FAX送信時間の大幅短縮と、送信キャパシティの増強を実現。
• FAXサーバーもAWSで一元管理。機能面も充実して、運用負荷を軽減。
• 災害時などに対するBCP対策の観点からも、より安心なFAX送信が可能になった。

• 大量一斉FAX送信における順番待ちを解消し、送信時間そのものも短縮したい。
• 基幹システムのクラウド化に併せて、FAXサーバーもクラウド上で一元管理したい。
• 本社のFAX専用回線だけに頼るのは、BCP上好ましくないので改善したい。

FAXサーバーはかなり以前からお使いと聞きました

ライトニングFAXはそれまでのFAXサーバーと違いましたか

「ライトニングFAXは、FAX送信状況や履歴が見やすく、ログをすべてチェックしなくとも送信エラーが特定できる上、再送信の処理も容易であることがわかりました。しかも導入支援や設定作業にかかる費用が安価な上、運用操作の面でも優れていたことから、2011年にライトニングFAXをオンプレミスのスタイルで導入したのです。これにより、管理者はクライアントPCからステータス確認ができるようになったため、複数の管理者による運用も可能となり、送信エラーの見落としもなくなりました」

なぜライトニングFAXにFax2Mailを連携させたのですか

インターネットのFAXサービスを検討されたのですね

「公衆回線を使わず、インターネットのFAXサービスを使うのが良いとは判っていましたが、導入には既存のシステムの改修に結構な費用がかかってしまうため、二の足を踏んでいたところに、再びシャープマーケティングジャパンからライトニングFAXの新オプション『クラウドFAXオプション』の提案がありました。これでインターネットFAXサービス『OpenText Fax2Mail』と連携できると言うのです。

Fax2mailは以前から知っていましたが、システム連携をする場合は、Web APIの機能を使ってユーザー側でインターフェースを構築する必要があり、導入にかなりのコストがかかることが想定され、実現は難しいと考えていました。これがクラウドFAXオプションを使うことで、容易に連携できるようになったのです。既存のシステムを改修する必要もなく、オンプレミス型FAXサーバーのFAX送信機能もAWSに統合することができると考え、導入を決定しました」

導入はスムーズでしたか

「大きな問題もなく、極めてスムーズに完了しました。当社はテストサンプルの準備をして、テストに立ち会うだけで、あとは、シャープマーケティングジャパン、キヤノンITソリューションズを含めた4社複合チームが導入作業を行いました。実は開発チームは新オプションリリースに先駆けて、2ヶ月ほどかけてフィージビリティを確認しています。そのおかげで、正式契約の翌月にはAWSからインターネットでFAX送信が可能になりました。全帳票がAWSからの配信に切り替わると、ただちに既存のFAX専用回線は解約、撤去しました。ユーザーからすれば、送信手順は従来とまったく変わりませんので、ユーザー向けにレクチャーなどをする必要もありませんでした」

導入効果はいかがでしょうか

「FAX送信の際、以前はアナログ2回線で順番にFAX送信していたので、大量送信時などに回線の順番待ちが発生しました。たとえば月1回の支払通知書は一斉に取引先へ流すので、回線の順番待ちが発生し、飛込みで急ぎFAXしたくとも即応できませんでした。そのため支払通知書は時間外に送信してもらうよう頼む有様だったのです。

導入後は、クラウドFAXサービスを利用することで、物理的な回線の制約を意識することがなくなり、時間も気にせずに送れるようになりました。同時送信が可能になったことにより、送信時間は大幅に短縮され、たとえば全ての支払通知書を送る時間は、1時間半から十数分に短縮されました。専用回線の制限が無いことから、今後さらに送信数が増えてもそれに対応可能です。

また、最新のライトニングFAXには、送信失敗時などのメール通知機能のオプションも加わりましたから、定期的に送信状況のチェックをする必要はなくなり、アラートメール着信時にだけ送信状況を確認すればよく、運用負荷も大幅に軽減されています。AWSに一元管理することでBCP対策にも貢献することができました」

今後の展望についてお聞かせください。

「現在は、仕入れ先への発注書や支払い関連帳票などの送信に使っていますが、たとえば当社のレーザー製品の修理業務などでもFAXの利用頻度が高いことから、こうした業務についても、ライトニングFAX＋Fax2Mailの組み合わせを活用することを検討中です。
ライトニングFAXを活用する中で、実現してもらいたい機能などもいろいろ見えて来たので、キヤノンITソリューションズには引き続き、良いサポートを期待したいです」