Web会議システムとは

Web会議システムは、離れた場所にいる相手と、インターネットなどの通信回線を利用した映像会議を実現するソリューションです。
複数の拠点からメンバーが集まって会議を行う場合、全員が参加できる日程と場所を確保するのが困難であったり、会議よりも移動時間の方が長くなったりすることがありませんか?Web会議システムは、会議のための出張にかかる交通費・宿泊費や移動時間といったコストを削減することができます。
従来、遠隔で拠点間会議を行うには専用の機器(テレビ会議システム)と専用回線が必要でした。しかし、現在はLANやインターネットに接続されたPCやスマートデバイスで使えるWeb会議システムによって、より手軽に、より低コストに行えるようになっています。

Web会議が使われる理由

Web会議システムは専用の機器を必要としないので、使用場所が限定されません。また、利用するカメラ・音声デバイスを変えることでさまざまな規模の遠隔コミュニケーションに対応できます。
近年、一億総活躍社会実現に向けた最大のチャレンジとして、政府を挙げて「働き方改革」が推進されています。多くの企業・団体で、生産性の向上や働き方の多様化に向けた取り組みが進んでいます。場所と時間を有効活用できるWeb会議システムは、有効なツールの一つです。移動時間・交通費の削減はもちろん、労働時間の短縮やテレワーク導入でも必要なコミュニケーションを減らさないという目的で、「会議」以外にもさまざまシーンでの利用が進んでいます。

様々な利用シーン



Web会議システムのタイプ別特長
Web会議サービスに申し込み、インターネット経由で機能を利用するクラウドサービスか、自社でWeb会議サーバーを管理するオンプレミスがあります。
クラウドサービス:自由度を重視、オープン オンプレミス:セキュリティを重視、クローズド
  • 外出先や社外(取引先・遠方のお客様)との打ち合わせでも使いたい
  • 運用・管理の手間は少なくしたい
  • 手持ちのデバイスも活用可能
  • 社内のみで使いたい
  • 管理された端末で使いたい
  • 秘匿性の高いコミュニケーションにも使いたい
  • 機能制限などの設定変更やカスタマイズも可能

Web会議システム選びのポイント

Web会議システムの基本的な機能は、相手の映像を見ながらの音声通話、資料ファイルの共有、PCの画面共有、テキストチャットなどです。基本機能は押さえた上で、さまざまなオプション機能、ライセンス・料金形態で数多くのWeb会議製品・サービスが提供されています。このため、導入を検討するときに初めの情報収集で滞るケースもあるようです。そこで、自社に合ったWeb会議システムを選ぶためのヒントをご紹介したいと思います。


1.Web会議システムの用途を確定する
あの業務でも、この用途でも・・・と初めから広げすぎてしまうと、どれを選ぶべきか決めにくくなってしまいます。まずはメインの使い道を決めて必要な機能・規模・価格といった「選ぶための基準」を作ると、自社に適したWeb会議システムとそのプラン、カメラ・音声デバイスの候補を決めやすくなります。

例)
外出中やテレワーク中の会議参加  → 迷わず簡単に操作できるもの
スマートデバイスを使った現場状況確認  →  無線環境でも安定した通信ができるもの
社内研修の多拠点同時開催  →  映像・音声デバイスとの親和性が高く、さまざまな会場・環境で使えるもの
緊急時の連絡手段  →  同時に複数の拠点から話してもクリアな音声を保てること
2.使えるネットワーク品質、セキュリティポリシーを確認する
自社ネットワークの品質を把握しておけば、候補となるWeb会議システムで映像・音声・資料共有のデータを通信したときに、他の業務に影響がでないかを検証できます。また、ルールやセキュリティポリシーに則って使えるかの確認も必要です。

ルールの例)
  • 限られた端末しかインターネットに接続できない
  • 通信の暗号化が必須条件
  • 使用可能な通信ポートに制限がある
  • ファイルのアップロード・ダウンロードに制限がある
  • プロキシ経由の接続が必須条件
  • ユーザーごとに使用可能な機能を制限する
  • IPアドレス制限


    • 3.トライアルで基本機能の品質を確認する
      Web会議システムが定着するには、ユーザーが「使いたい」と思えることが必要です。ユーザビリティは試してみなければ分からないので、トライアル利用をして確認します。ユーザビリティにおいて大きな差がでるのは「音声品質」と「操作性」です。音声が聞きづらければ会話が止まり、操作が難しければ最初からユーザーの意欲がそがれるからです。
      トライアルでは、目的の用途で想定する拠点または拠点数で接続してみて、音声の途切れが少なく自然に会話ができるか、最初の操作でつまずかずに会議を始められるかを見ます。

      会議に伴う業務効率化とコスト削減を実現するWeb会議システム

      キヤノンITソリューションズは、Web会議システムIC3(アイシーキューブ)を活用し、拠点間を結んだビデオ会議やアプリケーション共有など、企業の遠隔コラボレーション環境を安全に構築することが可能です。移動コスト削減やコミュニケーション活性化による生産性向上に貢献します。

      • 音声品質が良い独自の音声処理技術により、遅延やとぎれが少なく、自然な会話を実現します。
      • モバイル環境での安定性通信負荷が少ないため、ネットワーク環境に合わせた運用ができ、モバイルでも快適に利用できます。
      • 操作がかんたんシンプルなUIで、直感的に操作できます。
      • チューニング対応可能オンプレミス/クラウドサービスともに、お客様環境に合わせた個別チューニングができます。
        自社開発製品のため、きめ細かいサポートが可能です。

      Web会議システム IC3(アイシーキューブ)

      Web会議システム IC3(アイシーキューブ)は、「優れた映像・音声品質」と「狭帯域での安定性」を兼ね備え、どこまでも簡単で快適なWeb会議環境を実現します。クラウドサービスとオンプレミスからお選びいただけます。