帳票保管から帳票活用基盤へ

伝票や証憑類、契約書等のさまざまな紙文書を効率的に電子化利用できる「業務特化型ドキュメントファイリングシステム」です。豊富なカスタマイズ実績とノウハウにより、お客様の課題解決に最適なソリューションをご提供いたします。

優れたユーザビリティと強固なセキュリティー機能、豊富なカスタマイズ実績とノウハウのファイリングシステム。
「Report Shelter 6」は、紙文書のイメージ取込みから検索項目等の登録・検索/閲覧・保管までの機能を備えており、紙文書からの情報資産を効率的かつ安全に管理できるドキュメントファイリングシステムです。
主な特長は、(1)大量の紙文書を効率的かつ確実に電子化が可能、(2)誰でもすぐに使えるシンプルな操作性、(3)お客様の業務プロセスに合わせたカスタマイズ対応が可能、(4)他業務システムとの連携を実現できる点などです。ERPやCRMなどの業務システムとのシームレスな連携では、Webサービスを経由してReport Shelter内の文書イメージの検索等が可能になります。
その他オプション機能として「自動登録オプション」、「e文書オプション」、「セキュリティ強化オプション」、「URL連携オプション」をラインアップしており、管理対象ドキュメントの特性・機密性に適した管理・運用のご提案が可能です。また、通常のパッケージでは実現できないカスタマイズ対応が可能なことで、お客様のご要件に合った最適なシステムの導入が可能となります。

システム概要図

Report Shelterのシステム概要図

  • 大量の紙文書を効率的かつ確実に電子化したい
  • 誰でもすぐに使えるシンプルな操作性を実現したい
  • 業務プロセスに合わせたカスタマイズ対応を行いたい
  • 業務システムと連携をしたい
  • さまざまな紙文書を最適にスキャンキヤノン製ドキュメントスキャナーimageFORMULAシリーズが持つ機能を最大限に引き出し、画像の傾きを自動的に補正する「斜行補正」、サイズが異なる原稿を自動的に検知する「用紙サイズ自動検知」、原稿が重なって給紙された場合に検知して紙の搬送を停止する「重送検知」や白紙ページを自動的に消去する「白紙スキップ」などの機能制御が可能です。
  • 効率的なキー項目の登録スキャン取込みしたデータに最大64項目までのキー項目を設定・登録ができ、イメージデータを確認しながらキー項目を逐次入力など、より効率的な登録が行える機能を備えています。
  • スピーディーで確実な検索・閲覧を実現検索条件は最大32項目まで設定でき、キーワード検索のほかにAND、OR、部分一致などの条件を付けて検索することが可能です。
  • 増大するデータや機密性の高いデータも安全に管理イメージデータの容量増大等を考慮して、マルチ(複数)ドライブへの格納を設定できます。また、外部メディア保存用の出力データも作成可能です。

スキャン ~さまざまな紙文書を最適にスキャン~

「スキャンクライアント」は、キヤノン製ドキュメントスキャナーimageFORMULAシリーズが持つ機能を最大限に引き出すことが可能です。
例えば、画像の傾きを自動的に補正する「斜行補正」、サイズが異なる原稿を自動的に検知する「用紙サイズ自動検知」、原稿が重なって給紙された場合に検知して紙の搬送を停止する「重送検知」や白紙ページを自動的に消去する「白紙スキップ」などの機能制御が可能です。また、スキャン時にバーコードまたはQRコードを認識してコードに含まれる値を検索項目に取込むこともできます。
このようなスキャナーからの直接的な取込み方法のほか、複合機や他社製スキャナーなどでスキャン生成されたイメージファイルの取込も可能です。取込み方法としては、「ファイルの直接指定」、「フォルダの指定」、「CSVによるファイル指定」が行えます。こうした機能をご利用いただくことで、集中スキャン型から分散スキャン型まで幅広い運用が可能です。

登録 ~効率的なキー項目の登録~

スキャン取込みしたデータに最大64項目までのキー項目を設定・登録することが可能です。
イメージデータを確認しながらキー項目を逐次入力できる以外に、より効率的な登録が行える機能を備えています。あらかじめマッチングデータ(キーコードと値)登録がなされていれば、コード入力だけで関係項目に値をセットできるキーマッチング機能がそのひとつです。項目の属性に対応した入力チェック機能も有し、入力必須・桁数・英数・日付・リスト選択入力チェック等がはたらくことで、確実なデータ登録を支援いたします。
スキャンクライアント環境では、バーコードまたはQRコード認識による取込み後、その値で自動的に登録まで完了することも可能です。さらに「自動登録オプション」では、複数のファイルを一括で自動登録することができます。CSVファイル(ファイル名+キー項目値)とイメージファイルのデータをもとに自動的に登録可能です。
このような仕組みにより、キー項目の登録作業を大幅に効率化できます。

検索・閲覧 ~スピーディーで確実な検索・閲覧を実現~

検索条件は最大32項目まで設定でき、キーワード検索のほかにAND、OR、部分一致などの条件を付けて検索することが可能です。さらにロット番号や登録日などの検索項目を付けることで、閲覧したい文書を検索することができるほか、アクセス権に応じたページ削除や検索項目の内容更新などの制御も可能です。
また、検索のみに特化した「Webクライアントライト」を使用することで、お客さまの規模にあわせた運用を可能としております。さらに、URL連携(オプション)を組み合せることでERPなどの他システムからURLを介して直接表示することも可能です。

保管 ~増大するデータや機密性の高いデータも安全に管理~

登録したデータは、サーバのディスク内に保管されますが、イメージデータの容量増大等を考慮して、マルチ(複数)ドライブへの格納を設定できます。また、外部メディア保存用の出力データも作成可能です。暗号化オプションではデータの暗号化が可能となり、機密性の高いデータを安全に保管します。また、データのアクセス監視として、ユーザーはもとより管理者の操作ログも保管されます。

幅広いビジネスの領域で、真価を発揮します

企業・保険業
・銀行・信用金庫(口座振替依頼書・手形)
・損害保険会社(保険申込書・判例・自動車故障診断資料)
・生命保険会社(保険契約書・印鑑照会用届出印・告知書)

製造業
・図面管理部門(図面・製造情報・設計変更通知書)
・品質保証管理部門(品質保証情報・クレーム情報)
・生産管理部門(作業基準書・作業指示書)
・設計開発部門(特許資料・設計基準書・設計仕様書)

流通サービス業・その他
・運送業(荷物配送伝票)
・デパート・スーパー(売上レシート・仕入伝票)
・電力・ガス(埋設管/電柱地図・設備図面)
・通信事業(申込書・契約書)
・教育機関(就職案内資料)
・公共機関(公文書・申請書)

一般企業共通
・経理部門(国税関係書類)

システム構成図

システム構成図

小規模構成例

【利用者数:数名、スキャナーでのスキャン:1名、Webクライアント:同時2名例】

ReportShelterサーバとスキャンクライアント、Webクライアントの構成です。搬送性の高いドキュメントスキャナーで様々なタイプの帳票を集中スキャンし、各拠点からは複合機を利用して分散スキャンすることが可能となります。

小規模構成霊の説明図

大規模構成例

【利用者数:数百名 業務システムとの連携】

ReportShelterサーバはDBサーバ、アプリサーバ、ストレージで構成します。スキャンクライアント、Webクライアント、Webクライアントライトの構成です。URL連携を利用して基幹システムから直接ReportShelterに格納されたイメージデータを検索・表示可能です。

大規模構成例の説明図

e文書オプション構成例

【利用者数:数名~数百名 インターネット接続でのタイムスタンプサービスとの連携】

ReportShelterサーバとスキャンクライアント、Webクライアントの構成です。URL連携を利用して会計システムから直接ReportShelterに格納されたイメージデータを検索・表示可能です。タイムスタンプ局/認証局とのインターネット接続で、タイムスタンプ付与・一括検証が可能です。

e文書オプション構成例の説明図

e文書オプション

Report Shelter 「e文書オプション」は、国税関係書類のe-文書法(電子帳簿保存法スキャナ保存制度)に対応するためのシステム要件に合わせて追加した機能群です。国税関連書類をスキャンし、画面で確認・登録することによりタイムスタンプを付与し、定期的にタイムスタンプを検証して改ざんの確認が可能です。

e文書オプションの説明図

セキュリティ強化オプション

暗号化機能
イメージデータとキー項目を暗号化することでセキュアな管理が可能です。
一時ユーザ発行機能
一時的に利用可能なユーザーを作成し、ログイン可能な有効期限(日・時・分)を指定できます。

セキュリティ強化オプションの説明図

URL連携オプション

ERPやCRMなどの業務システムからパラメータ付のURLを発行し、Report Shelter内のイメージデータの検索が可能です。

URL連携オプションの説明図

自動登録オプション

自動登録オプションは、ReportShelterサーバ内に設定した取込み用フォルダに存在するイメージファイルを自動的に登録できるオプション機能です。イメージファイル名とキー項目情報がセットされたCSVファイルと対象のイメージファイルが存在することが条件です。

自動登録オプションの説明図

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