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手元から離れた機密情報の不正利用を防止するPDFファイル暗号化サービス

PDFPolicy Serviceは、手元から離れたドキュメントの不正利用を防ぐPDFファイル暗号化サービスです。
ドキュメントに利用権限の定義である「ポリシー」を付与することで、情報の機密性を高め、利用者ごとに利用権限や利用状況などを管理することができます。

ドキュメントの利用権限を「ポリシー」で設定しておき、ドキュメントにそのポリシーを付与することができます。ポリシーが付与されたドキュメントを閲覧するためには、PDFPolicy Serviceの許可を得る必要があります。 許可されてないユーザーや、 PDFPolicy Serviceのアカウントを持たないユーザーは、ドキュメントを閲覧することができません。

PDFPolicy Serviceの概要

  • 協力会社や海外の取引先に提供する機密情報のセキュリティを向上したい
  • PDFファイルのセキュリティを向上したい
  • 小規模で気軽にセキュリティを向上したい
  • パスワード暗号化では不安がある
  • Adobe® Reader®/Acrobat®にネイティブで対応PDFPolicy ServiceはAdobe® LiveCycle® Rights Management をエンジンとしているため、ポリシーが付与されたPDFファイルを閲覧するには、PCにAdobe® Reader®もしくはAdobe® Acrobat®がインストールされていればOK。特別なソフトウェアをインストールする必要はありません。 また、Adobe® Acrobat®上でPDFPolicy Serviceのポリシーを呼び出して付与することも可能です。
  • imageRUNNER ADVANCEとの連携PDFPolicy ServiceはキヤノンimageRUNNER ADVANCEのスキャナ機能(Universal Send)との連携が可能。 タッチパネル操作で紙文書をスキャンしてPDF化する際に、PDFPolicy Serviceのポリシーを付与することで、定型的なスキャン業務とセキュリティ付与の効率を向上します。
  • SaaS型(インターネットサービス)での提供PDFPolicy Serviceは月額課金で提供するSaaS型のインターネットサービスです。少ないイニシャルコストと維持管理コストでクイックスタートできる上、10人からのスモールスタートが可能です。自社でシステムを構築するケースと比べて、無駄やリスクの少ない投資を実現できます。

パスワード保護の問題点

利用権限の制御

ドキュメントにパスワードを付与しても、ドキュメントがパスワードとともに流出してしまえば情報は独り歩きし、セキュリティを確保できません。

利用権限の制御

PDFPolicy Serviceを利用すれば、許可されてないユーザーや、 PDFPolicy Serviceのアカウントを持たないユーザーは、ドキュメントを閲覧することができなくなります。「閲覧」「印刷」「オブジェクトコピー」「編集」などの権限をユーザー単位・グループ単位で制御し、ドキュメントの不正利用を防ぐことが可能です。

パスワード保護の問題点2

有効・無効の制御

ドキュメントにパスワードを付与しても、一度配ってしまったドキュメントは、回収することができません。

有効・無効の制御

PDFPolicy Serviceを利用すれば、有効期限を設定したドキュメントは有効期限が来ると自動的に閲覧できなくなります。また、任意のタイミングで「失効」させ、ドキュメントを閲覧できない状態にすることも可能です。 ドキュメントが手元を離れても、必要に応じていつでも無効化し、不正利用を防ぐことができます。

パスワード保護の問題点3

透かしの付与

ドキュメントにパスワードを付与しても、印刷物やスクリーンショットは独り歩きし、セキュリティを確保できません。

透かしの付与

PDFPolicy Serviceを利用すれば、ドキュメントに動的な「透かし」を埋め込むことができます。 透かしには現在の閲覧者の氏名や閲覧日時、「取扱注意」などの任意の文字列を利用可能です。透かしは印刷物やスクリーンショットにも記録されるため、ドキュメントの取扱い意識を向上し、不正利用を抑止できます。

監査ログの取得図

監査ログの取得

ポリシーが付与されたドキュメントに対して、「誰が」「いつ」「何をした」のかは、常にPDFPolicy Serviceのログに記録されています。ドキュメントのオーナーは必要に応じてログを閲覧して監査を行い、閲覧有無の確認や情報漏洩時の原因特定などを行うことが可能です。また、ログ管理の実施について利用者に周知することは、ドキュメントの取扱い意識の向上、不正利用の抑止にもつながります。

さまざまなシーンで機密情報を守ります

利用シーン1:業務委託先に提供する機密情報の保護に

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製造業では、国内外を問わず、社外に開発・生産・検査などを委託し、委託先に図面や仕様書・手順書などの機密文書を提供するケースが多くあります。
たとえ委託先と機密保持契約を締結していても、機密文書が漏洩してしまった場合の被害を防ぐことはできません。
PDFPolicy Serviceなら、委託先に提供する機密文書の利用権限を適切にコントロール。委託契約の終了時には、提供済みの文書を閲覧できないよう「失効」させることも可能です。
委託先による情報漏洩や不正利用のリスクを軽減します。

※海外への文書提供のためには、輸出管理手続等が必要な場合があります。

利用シーン2:顧客から受け取った機密情報の保護に

シーン2

ビジネスにおいては、取引先から未発表の新製品情報や個人情報などの機密情報を受け取るケースが多くあります。
これらは法律や機密保持契約で保護されるものであり、万が一漏洩させてしまった場合には、金銭的・社会的に大きなダメージを被ってしまうことは言うまでもありません。
PDFPolicy Serviceなら、取引先から受け取った機密文書の利用権限を適切にコントロール。取引先に再提供する文書にも利用権限設定することが可能です。
社員のうっかりミスによる情報漏洩のリスクを軽減します。

利用シーン3:経営にまつわる機密情報の保護に

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経営会議や役員会議の資料は、非公開かつ重要な情報を含む企業の最高機密です。
PDFPolicy Serviceなら、これら資料の利用権限を適切にコントロール。閲覧権限を役員とその秘書にだけ与えることで、不正な閲覧を防止することができます。 資料の更新があった場合は旧版資料を「失効」させることによって差し替えを徹底できる上、出席者が資料の事前閲覧・印刷を行っているかを監査ログによって確認することも可能です。
経営にまつわる資料の機密性と管理性を向上します。

Adobe® LiveCycle® Rights Management ES

オンプレミス版のPDFファイル暗号化システム

Adobe® LiveCycle® Rights Managementは、手元から離れたドキュメントの不正利用を防ぐオンプレミス版のPDFファイル暗号化システムです。 ドキュメントに利用権限の定義である「ポリシー」を付与することで、情報の機密性を高め、利用者ごとに利用権限や利用状況などを管理することができます。

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