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特許管理業務を効率化する PatentManager 特許管理システム

PatentManager 特許管理システムは国内外における自社出願の管理から他社の問題特許の把握まで、さまざまな特許業務をユーザーフレンドリーな操作性でより効率的に実現できます。また、発明~権利化までのプロセスを視覚化するパテントナビ機能、確実な期限管理をサポートするカレンダー表示機能、柔軟な帳票作成ツールといった新機能が、お客さまの日々の業務をパワフルに支えます。

  • 業務を自社の運用体系に合わせたい
  • 操作画面を自分の使いやすいレイアウトに変更したい
  • 自社独自のレイアウトで帳票出力したい
  • なるべく自動化して管理業務を効率化したい
  • 柔軟性・自由度の高いシステムコンセプト<柔軟性・自由度の高さ>
    各種画面・帳票・業務フローをお客さまの用途・目的に合わせて変更できます。導入後の画面変更・帳票作成もお客さまご自身でが自由に設定変更でき、現在の業務に合わせた使いやすいシステムを実現できます。
    <必要な機能のみの導入が可能>
    「特許・実用新案・意匠管理」、「商標管理」、「他社管理」の3つのモジュールの中から、必要なものだけ自由に選択して導入できます。また経費・契約管理に関わるモジュール追加にもフレキシブルに対応します。
  • さまざまな特許管理業務を自動化「出願受付」、「出願手続き」、「審査請求」など多岐にわたる特許業務をスムーズに処理するための自動処理を追求しました(庁期限・作業期限・契約期限)。審査請求要否問い合わせの一括通知など、さまざまな業務処理を自動化します。
  • 強固なセキュリティ環境を構築システム全体のアクセス権を登録ユーザーごとに設定できるほか、項目・画面・案件単位でのアクセス権を組み合わせることもできます。これにより社内外を問わずに特許情報の漏洩防止をサポートします。
    また、ユーザごとに詳細な権限を付与することができます。業務単位に情報の公開範囲の指定が可能です。権限の集合体(ロール)で簡単に設定が可能です。(課長、部長、管理者、研究開発者等)

レイアウト編集画面

柔軟性・自由度<画面・帳票レイアウト編集>

<画面設計機能>
各管理画面に表示する項目は、ドラッグ&ドロップ操作で自由に配置が可能。
必須項目のみの配置、入力ガイダンスの表示等にて使いやすい画面構成・入力ミスの軽減が実現できます。

<入力支援機能>
入力方法ガイダンスにより、確実な入力をサポートします。入力頻度による候補表示等、さまざまな入力補助機能をご準備。

<帳票作成機能(ツール)>
利用者側にて、各種帳票を自由に作成・変更することが出来、業務に合わせた帳票の作成が可能です。(標準的な帳票は搭載済み)
各種単票、Excel帳票、一覧表の作成・レイアウトが可能です。

ToDoリスト例

業務効率化<業務ごとのフォルダー管理>

特許業務に関する流れは、直感的に判断できるフォルダ形式で整理が可能です。例えば「起案段階」「承認依頼中」「出願検討処理」「外国出願検討」「審査請求処理」「拒絶理由 通知対応」「年金納付処理」や「今週中に処理するべき案件」等を、個人毎、グループ毎ロール単位で スムーズに表示し、処理することが可能です。
また、フォルダの名称や階層、抽出条件目次、入力画面や公開範囲など、フォルダを構成する要素はすべてお客様ご自身で任意に設定することができます。

各種期限のカレンダー表示

業務効率化<期限管理通知>

<カレンダー形式表示による期限管理>
フォルダー単位で管理されている、各種期限をカレンダー形式で表示での確認が可能です。

<各種期限の担当者へのメール通知>
各種期限管理に関して、メール通知にて各担当者様へ通知いたします。通知形式は、メール内URL通知・帳票の添付での通知の機能があります。

セキュリティ<データ保護>

●セキュリティ機能
登録ユーザーごとにシステム全体におけるアクセス権の設定をはじめ、項目・画面・案件単位でのアクセス権をそれぞれ設定し組み合わせることが可能です。これにより、社内外を問わずに特許情報の漏洩防止をサポートします。

a)ログオン時のパスワード設定
最小必須文字数、パスワード有効期限、必須文字種類アカウントロック回数の設定が可能。あわせてアクセスログ管理機能も備えています。

b)ユーザ権限付与
ユーザ単位で、どの機能の権限を付与するかの設定が可能です。

c)情報公開範囲の指定
業務(フォルダ)単位に、公開範囲・表示項目・検索条件を設定することで、担当者毎にどの案件のどこまでの情報を開示するかの詳細の設定が可能です。

経費管理オプション

知的財産業務に関わる経費を包括的に管理

知的財産業務に関わる経費を入力するための機能を備えています。出願に関わらない費用である、調査費用・社内間接費用も含めた管理が可能となります。
PatentManager基本システムで管理が可能な、各種出願に関わる経費と合わせて、知的財産業務全体の経費が包括的に管理が可能となります。同時に、特許関連ライセンスの収入・特許製品の売上より、事業への貢献度も見ることが可能となります。
税制の変更にも容易に対応可能な仕組みになっており、また、海外で発生した経費も合わせて管理できるように各国通貨に対応しています。

知的財産業務に関わる経費を包括的に管理

他社管理オプション

他社の特許関連状況を常にウォッチ

知的財産の戦略的活用には、競合他社の動向監視や、他社特許侵害回避業務が欠かせません。他社重要案件の管理業務を効率化するために必要なプラットフォームを提供します。
ウォッチングすべき他社特許案件の動きとその対応策の管理を行い、他社特許案件を自社関連案件と紐付けて管理し対応策の手続を時系列で管理することで、知的財産の効果的な活用による「攻め」と「守り」を実現します。
また、ウォッチング案件の状況が変化した際には、担当者に自動でお知らせメールが発信されるので、漏れが無く迅速な対応を取ることが可能です。
クロスライセンスなどのライセンス契約業務は、契約管理システムと連携することで、さらに実施権使用料等の管理が可能になります。

承認回覧オプション

頻発する急な経路変更や追加に対応

承認者が不在で代理承認が必要になったり、本来の承認経路とは異なる承認者を追加したり、といった変更を簡単に設定できます。

  • 上司が長期不在で、急に代理承認が必要になった/スキップして次に回したい。
  • 関連特許担当部署にも承認が必要になった。
  • 重要案件なので、急遽取締役にも決裁してもらうことになった。
  • 異動してしまった当初の発明者の判断を取りつけたい。

頻発する急な経路変更や追加に対応

発明者にもやさしい操作性

業務ごとに必要最小限の項目だけを表示し、普段はPatentManagerを操作しない発明者がわかりやすく操作できます。ガイダンスも充実しており、操作についての問い合わせを軽減します。承認の進捗や件数もひとめで把握できます。

発明者用起案画面例

業務に即した画面構成

フォルダー例

承認の進捗や件数を把握

ワークフロー例

簡単なフロー設定

複数の申請・承認をまとめて処理

複数の起案をまとめて承認したいときに便利な機能が「まとめ送付」です。選択した案件のみをまとめて処理できるため、大量の申請があっても楽々と処理できます。

まとめ送信

複数の申請・承認をまとめて処理

公報検索システム連携オプション

PatentManagerから公報検索システムとの連携が可能

  • PatentManagerの画面より、ワンクリックで公報検索システムへリンクし、出願番号等より公開・登録公報の参照が可能です。公報書誌および経過情報データを、商用データベースからインターネット経由でダウンロードし、取得データを元にPatentManager内のデータベースの照合・更新を行います。
  • タスクスケジューラ等の設定により、定期的に公報・経過情報データ連携処理を実行します。
  • 公報との連携にて以下の検索と連動します。
    • 特許公報連動機能:公開・公告・特許公報
    • 意匠、商標連動表示機能:意匠、商標登録、公開・国際商標公報
  • 情報元は、特許庁の整理標準化データとなり、現状得られる最新の情報の入手が可能となります。

PatentManagerから公報検索システムとの連携が可能

年金取込オプション

国内・海外の年金情報をCSVデータとして取込が可能

年金データ(国内請求データ・海外請求データ)をPatentManagerへ取り込む機能です。データとして取り込むことにより、手入力での入力ミス・入力漏れを防ぐことができます。取り込んだ年金データは、PatentManagerの次回納付期限日(外国/国内)および権利満了日を更新年金納付履歴・経費テーブル・中間記録(年金)に格納されます。年金取込オプションは、クライアントPCで動作します。

化学物質検索連携オプション

化学物質・有機化学反応情報との連携が可能

PatentManagerの画面より、ワンクリックで化学物質検索システムへリンクし、出願番号や公開番号より物質科学関連分野の文献情報や化学物質情報を参照できます。対応国範囲は、 JP(日本), US(米国), WO(世界知的所有権機関・事務局), EP(欧州特許庁), DE(ドイツ), GB(イギリス), FR(フランス), RU(ロシア), CA(カナダ)です。

PatentManagerより公開番号/出願番号で連携表示

化学物質・有機化学反応情報との連携が可能

汎用CSV取込オプション

PatentManagerへのデータ取込をサポートします

汎用CSV取込オプションは、あらかじめ書式が定義されたCSVファイルを読み込み、任意の行のデータをPatentManagerに取り込みます。CSVファイルからの取込を行うことで、手入力の負荷軽減、入力漏れ、入力ミスを軽減します。以下のようなデータを取り込みできます。

  • 出願番号、出願日などの基本事項
  • 部門、出願人、発明者、ユーザ分類、代理人などの項目
  • 経費データ(支払日・科目・支払先・支払金額・手数料など各種データ)

事務所連携オプション

特許事務所との間の特許手続きを安全にやりとり

事務所依頼画面から、特許事務所に対して依頼内容を含めた受任確認をメール送付できます。特許事務所側では、メールにて依頼内容を確認し、受任確認できます。その他、以下の機能も備わっています。

  • 納品物を直接PatentManager6管理の包袋へアップロード
  • 特許事務所側から、請求情報を直接入力
  • 依頼内容・納品履歴の一元管理
  • 事務所連携オプションを利用する際は、特許事務所に対してPatentManagerを公開する必要があります。

事務所連携フロー例

事務所連携フロー例と依頼受任画面・納品報告画面の例

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