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社内文書の安全管理と高速検索を実現する文書管理システム

毎日のビジネスで生じる大量のオフィス文書や紙文書を安全・効率的に一元管理するパナソニックの文書管理システム「GlobalDoc5」(グローバルドック5)。本システムは数十人の小規模運用から、大企業で全社的な情報管理を担う10万人超の大規模運用までの幅広い利用環境に対応します。
また、承認機能や高度なセキュリティ設定により、内部統制の強化とセキュアな情報共有基盤を実現します。さらに豊富なオプション機能を活用することで、たとえば、テラバイト規模の大容量文書管理、長期保管対応、ワークフローシステムとの連携、重たい図面ファイルの高速閲覧など、さまざまな業務ニーズに対応できます。
(開発・販売元:パナソニック ソリューションテクノロジー株式会社)

  • さまざまなファイルをドラッグ&ドロップで簡単登録したい
  • 企業内の情報共有を効率化し、情報資産のさらなる有効活用を促進 したい
  • 強固なセキュリティ設定で安全な文書管理を実現したい

さまざまなファイルをドラッグ&ドロップで簡単登録

「GlobalDoc5」は、ActiveXやFlash、Ajaxなどの技術を採用し、優れた操作性とレスポンスを実現します。
フォルダーやファイルは、ドラッグ&ドロップするだけの簡単操作で登録でき、さまざまな形式のファイルをネットワーク環境で手軽に一元管理や情報共有が可能です。

企業内の情報共有を効率化し、情報資産のさらなる有効活用を促進

GlobalDoc5」ではフォルダー階層に文書を作成して、ローカル環境のファイルを登録します。
「GlobalDoc5」で作成された文書は、URL情報から直接アクセスできるため、たとえば、電子メールで送れない重たいファイルなどは、相手先に文書のURL情報を知らせるだけで効率的な情報共有を実現します。

強固なセキュリティ設定で安全な文書管理を実現

個人・部署・役職などの業務に合わせて、文書の登録・更新・参照・削除や、フォルダーの登録などを柔軟にセキュリティ設定し、安全な文書管理を実現します。

新機能オプションはこちら

イメージ登録ツール(紙文書登録)

スキャナーや複合機から紙文書を取り込み、パナソニックの高精度OCRエンジンで文字認識(OCR処理)したデータを、画像データとテキストデータに分別して「GlobalDoc5」に登録する機能です。
定型の紙文書などはフォーマットを登録することで、大量の紙文書を自動的に一括登録できます。

入力フォーム作成ツール

「GlobalDoc5」の文書を定型フォームとして作成する機能です。
定型フォームで作成された文書は、文書登録時に上司の承認を求める簡易承認機能と連携して、業務効率化や情報共有の活性化を図れます。

PDF変換ゲートウェイ

「GlobalDoc5」に登録したファイルを自動的にPDFファイルへ変換する機能です。
PDFファイルに変換することで、データの軽量化や、資料の改ざん防止にも役立ちます。

全文検索オプション

パナソニックの高速全文検索エンジンを利用して、全文検索とキーワード検索を同時に実行し、高速で的確な文書検索を実現します。
テキスト抽出ゲートウェイと組み合わせることで、オフィス文書やPDF、画像データなど、さまざまなファイル形式の全文検索が可能となります。

ワークフロー連携「GlobalFlow5」

ワークフローシステム「GlobalFlow5」との連携により、稟議書類の回覧、出張申請、勤怠管理、人事業務、レビュー業務など、社内のさまざまな申 請・承認処理を電子決裁化(自動化)し、承認完了した書類は「GlobalDoc5」に自動登録され、各フォルダーに分類して管理できます。

MFP連携オプション※1 【新機能】

キヤノンの複合機から入出力される紙文書のデータ(スキャンした紙の書類や受信したファクス文書)を「GlobalDoc5」の指定フォルダーに取り込むことができます。そして、登録されたデータは、参照・更新・削除など、詳細な権限設定が可能な「GlobalDoc5」のセキュアな環境で管理することができます。
これにより、紙文書の取り忘れによる情報漏えいのリスクやファクス文書の配布作業の手間を軽減し、さらに、ビジネスに必要な情報をすぐに検索・活用する仕組みが整います。

※1 MFP連携オプションは、キヤノンマーケティングジャパン株式会社、およびキヤノンITソリューションズ株式会社から、複合機と文書管理システムの連携に必要な情報提供をうけ、パナソニックが開発しました。

【データの登録・利用手順】
1.複合機でスキャンした紙文書のデータ※2や受信したファクス文書※3を共有サーバーに送信
2.キヤノン複合機搭載「MEAPアプリケーション」で設定された条件に従い、共有サーバーから「GlobalDoc5」の指定フォルダーにデータを転送。フォルダー階層に変更があった場合は、共有サーバーにコピーすることで、常時、同じフォルダー階層構造を維持
3.PCのブラウザーから「GlobalDoc5」にログインし、データを検索・参照

※2 キヤノンの「MEAPアプリケーション」シリーズ、「せいとんファクス for MEAP ADVANCE」を使用。
※3 キヤノンの「MEAPアプリケーション」シリーズ、「Document Navigator」を使用。

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