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キヤノンマーケティングジャパン株式会社

AI OCR 導入で契約書の文字情報データ化業務プロセスを改革 入力作業の自動化と品質維持を両立し、約100時間/月の作業時間を削減

  • 環境経営
  • 製品・サービス品質の向上
  • リードタイム短縮
  • コスト削減
  • ペーパーレスの推進
  • 多様なワークスタイルへの対応
  • 事務生産性向上

キヤノン製品の国内マーケティングおよび、独自ソリューションの提供やサポートを行うキヤノンマーケティングジャパン株式会社は近年、デジタル化を活用した業務プロセス改善を進めています。その一環として取り組んだのがプリンターの保守に関わる契約業務の改善です。
CaptureBrainを導入し手書き文字の自動認識・データ化を実現したこと、またRPAも活用したことで大幅な業務時間とコストの削減に成功しました。

導入ソリューション
導入製品

お客様データ

キヤノンマーケティングジャパン株式会社
連結:16,544名 単独:4,908名(2020年12月31日現在)

お客さまが実現できたこと

  • クラウド型AI OCRで紙書類のデータ化、転記入力の自動化を実現

お客さまのご要望

  • 手書きの契約書に起因するミスのリスクや業務負荷を軽減したい

背景・課題

手書きの契約書に起因するミスのリスクや業務負荷を軽減したい

複合機(MFP)やプリンター、カメラ、映像機器、メディカルシステムなど、幅広い製品をグローバルに提供するキヤノンマーケティングジャパングループ。同グループにあって、キヤノンブランド製品の直販、卸売り、修理などのサポート、そして、システム構築をはじめとするシステムインテグレーションサービスを提供しているのがキヤノンマーケティングジャパンです。

同社は、近年、デジタル技術を活用した業務プロセスの改善を進めています。その一環としてプリンターの保守にかかわる契約管理業務の改善に取り組みました。この業務は、顧客が購入後の保守サービスを申し込むために記入した手書きの契約書をチェックし、システムに転記入力して契約を管理し、適切な保守サービスを提供していくための業務。契約書が手書きであることから、顧客の記入ミス、あるいはキヤノンMJ側の読み取り、転記入力ミスのリスクがどうしてもつきまといます。作業の精度を高めるために入念なチェック体制などが必要で作業負荷が高まっていました。

解決策

クラウド型AI OCRで紙書類のデータ化、転記入力の自動化を図る

そこで、同社が取り組んだのがスキャニング/文字認識(OCR)技術やRPA を活用した業務の自動化です。OCRについては、クラウド型のAI OCRソリューション「CaptureBrain」を提供するキヤノンITソリューションズと共に実装を進めることにしました。

 「CaptureBrain の読み取り精度、インタフェースの使い勝手の良さなどを評価したのはもちろん、単にサービスを提供するだけでなく、OCRを最適化するためのプロセス改善の提案や周辺開発までをカバーしてくれるキヤノンITソリューションズの体制を評価しました」とキヤノンマーケティングジャパンの担当者は語ります。
 具体的に、同社はCaptureBrainを導入して、契約管理業務のプロセスを以下のように改善しました。(下図参照)

 「CaptureBrain がOCRエンジンによって認識した情報は、担当者が原本と見比べながら読み取り結果の確認・修正、つまり『ベリファイ』を行います。1つの画面上で原本と入力データを横に並べて照合できる上、チェックすべき項目が拡大表示されるといった工夫がなされており、ベリファイ作業も非常に効率的に行えます」と担当者は説明します。また、「CaptureBrainは、一度、帳票を登録しておけば、その後は帳票の種別判定も自動的に行ってくれるので、仕分けして読み取らせなどの手間も必要ありません」と続けています。
 このようにして手書き文字からデータ化への自動変換がなされた契約情報を基に、一時保存用ファイル、入力用ファイルなどが生成され契約管理システムに登録されることになります。

業務プロセス改善のイメージ

成果

現場の意見を汲んだ改修を経てさらなる業務効率化を図る

この転記入力の自動化によって、同社は契約登録作業にかかる時間を1カ月あたり約90 時間削減。2 人の人員をほかの業務への配置転換することが可能になりました。読み取り、転記入力ミスも軽減している上、業務を完全に内製化でき、年間で約1000万円に及んでいた外部委託コストの削減にも成功しました。
 しかし、同社はまだ効率化の余地があると判断。「現場から、いくつかシステムの操作性や視認性について改善依頼がありました。そこで再びキヤノンITソリューションズの協力を得てシステムを改修することにしました」と担当者は語ります。
 更なる改修の結果、業務の効率化がさらに進展。操作上の非効率性が解消しました。「作業時間にして101時間/月の削減につながると試算しています。また、登録業務に携わる人員もさらに2人程度減らせるものと見込んでいます」と担当者は強調します。

今後の展望

社内の他業務への横展開だけでなく顧客の業務改善にも経験を生かす

様々な製品やサービスを扱う同社には、ほかの手書き書類で行っている契約管理業務が存在しています。それらの業務に対しても今回の仕組みを横展開し、効率化や作業品質の向上を目指す考えです。
同時に、IT サービスを提供する企業として今回の経験を顧客支援に生かし、CaptureBrain を中心とするAI OCR ソリューションの販売にも力を入れていく考えです。既に実際の案件や引き合いが多数発生していることが、同社の成功体験に期待する企業が多いことを示しています。

事例の詳細はPDFファイルにてダウンロードが可能です。
「資料ダウンロード」ボタンよりお申し込みください。

導入いただいたソリューション・製品

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